Dubbelfunctie
In een VvE met zelfbestuur treffen wij heel vaak de situatie aan dat een bestuurslid (vaak de voorzitter van het bestuur) ook als voorzitter vergadering, in een zogenoemde dubbelfunctie, functioneert.
Dat laatste is om meerdere redenen een niet gewenste situatie.
Neutrale vaste voorzitter vergadering
Bij een één persoonsbestuurder verbiedt het appartementsrecht dat deze bestuurder tevens de vergadering voorzit.
Bij een “meerhoofdig” bestuur mag echter een bestuurslid tevens als (vaste) voorzitter vergadering functioneren.
Zo lang dit geen conflicten oplevert is het niet bezwaarlijk.
Het komt echter veelvuldig voor dat er conflicten tussen het bestuur en de Vergadering ontstaan.
In die situaties moet de voorzitter vergadering zich neutraal kunnen opstellen.
De praktijk wijst echter uit dat het neutraal opstellen niet lukt. En dan gaat het fout!
Wij ontvangen regelmatig klachten dat een bestuurslid, als voorzitter van de vergadering, dominant aanwezig is en de Vergadering “stuurt en manipuleert, of soms, nog erger, uitsluitend zijn eigenbelangen laat prevaleren.
Om alle schijn uit te bannen geven wij in deze website steeds het advies een neutrale vaste voorzitter vergadering zonder bestuursbinding te benoemen.
Voordelen neutrale vaste voorzitter vergadering
De aanwezigheid van een neutrale vaste voorzitter vergadering heeft het voordeel dat de VvE niet onbestuurbaar wordt als een bestuur, om ongeachte welke reden dan ook, plotsklaps wegvalt. De bestuurstaken worden in dat geval onmiddellijk overgenomen door de vaste voorzitter vergadering (zie art. 5:133 BW).
Als een bestuur wegvalt terwijl een bestuurslid tevens voorzitter vergadering is/was, dan is op dat moment de VvE volledig stuurloos. Terwijl gelijktijdig ook een voorzitter vergadering ontbreekt.
Als de frustraties en teleurstellingen bij het bestuur, om welke reden dan ook, hoog zijn opgelopen dan levert dit grote problemen op. Met een vaste voorzitter vergadering kan, omdat deze voorzitter ook een vergadering mag uitschrijven, een hoop ellende al in een vroeg stadium worden voorkomen.
De VvE blijft grotendeels “gewoon” functioneren.
Bijkomend voordeel van een neutrale vaste voorzitter vergadering is dat hij geen belang heeft in de VvE. Hij staat daarmee onbevangen tegenover de agendapunten, de onderwerpen en overige (binnenshuis) spelende problemen binnen de VvE.
Met kennis van zaken kan deze voorzitter zo nodig voorkomen dat de Vergadering een nietig en/of vernietigbaar besluit neemt.
Vergadering van eigenaren
Zowel de voorzitter vergadering als het bestuur is gerechtigd de vergadering bijeen te roepen.
Daarnaast kan een, in het Modelreglement genoemd, aantal leden het bestuur verzoeken de Vergadering bijeen te roepen. Als het bestuur die vergadering niet binnen een maand heeft uitgeschreven zijn de leden bevoegd zelf een vergadering uit te schrijven.
Neem bij onduidelijkheid in een zeer vroeg stadium contact met ons op.
Welke eigenschappen moet een voorzitter vergadering bezitten?
De voorzitter bepaalt in hoge mate de sfeer tijdens de Vergadering en daarmee de slagingskans van de vergadering. De sfeer wordt gemaakt en gebroken door de mate waarin sprekers de ruimte krijgen hun standpunten te uiten en door de manier waarop zij worden behandeld. Oeverloos gezever en wijdlopige betogen zijn echter ook weer contraproductief.
Een goede voorzitter is vriendelijk en beleefd. Laat iedereen in zijn waarde maar is tegelijk ook zakelijk genoeg om onderwerpen op het juiste moment af te breken en goed samen te vatten. Hij kan meteen een bondig voorstel in stemming brengen.
De voorzitter vergadering wordt benoemd en ontslagen door de Vergadering (zie Modelreglement 1992 art. 33).
Vaste voorzitter vergadering (zonder bestuursbinding)
Met het benoemen van een vaste voorzitter vergadering zonder bestuursbinding bereikt de VvE direct de, in de modelreglementen, bedoelde scheiding tussen het reservefonds en de overige lopende zaken.
Als een voorzitter bestuur tevens voorzitter vergadering is, dan is het beheer van het reservefonds en het beheer van de lopende zaken nog steeds in één hand.
De gelden van het reservefonds worden krachtens een besluit van de Vergadering gedeponeerd op een afzonderlijke bankrekening ten name van de vereniging.
Voorts bepalen alle modelreglementen dat over de gelden van het reservefonds slechts door de voorzitter van de vergaderingen en één van de eigenaars, die daartoe door de vergadering zal worden aangewezen, en na een verkregen machtiging van de vergadering, mag worden beschikt.
Door invoering van de Wet Identificatie Dienstverlening (WID), blijkt deze regeling in de praktijk niet uitvoerbaar.
Omdat door de invoering van de WID de Vergadering, via het huishoudelijk reglement, andere voorzieningen moet treffen voor het beheer van het reservefonds kan gelijktijdig met dat besluit de Vergadering twee eigenaren aanwijzen die samen, na de machtiging van de vergadering over de gelden van het reservefonds kunnen beschikken. Hierdoor blijft ook het beheer van het reservefonds binnen de eigen gelederen en vervult VvE Structuur alleen de functie van vaste voorzitter vergadering (zonder het beheer van het reservefonds).
Mogelijkheden om bij VvE Structuur te informeren naar een (onafhankelijke) neutrale vaste voorzitter vergadering.
Informeren kunt u doen door contact met ons op te nemen.
U dient er echter rekening mee te houden dat wij voor deze diensten een honorarium vragen.
Voordeel voor uw VvE is, omdat wij geen enkel belang hebben bij of in uw VvE, het opmaken van de notulen (een taak van de voorzitter vergadering!) volledig onafhankelijk en naar waarheid worden opgemaakt. Een zelfs daar schort het nogal eens aan ingeval van een dubbelfunctie.