U bent hier: Home » Organisatie » De vergadering
Ga naar: Homepage
De Vergadering van eigenaren
De Vergadering van eigenaren is het hoogste orgaan binnen een Vereniging van Eigenaars.
In de Vergadering van eigenaren worden in principe alle besluiten genomen, tenzij de wet of de statuten de beslissingsbevoegdheid aan een ander orgaan heeft opgedragen.
Het bestuur voert, als uitvoerend orgaan, de besluiten van de Vergadering uit. Met andere woorden: "Het bestuur is de uitvoerder van de door de Vergadering genomen besluiten".
De besluiten die de Vergadering (de appartementsgerechtigden in vergadering bijeen) neemt mogen echter nimmer in strijd zijn van de bestaande wetten,
regelgevingen en voorschriften.
Vergadering van eigenaren
De voorzitter vergadering en het bestuur is gerechtigd de Vergadering bijeen te roepen. Ook een in het modelreglement genoemd aantal leden kan het bestuur verzoeken om binnen een
maand een Vergadering bijeen te roepen. Als het bestuur in gebreke blijft zijn de leden bevoegd zelf een vergadering uit te schrijven. Neem bij onduidelijkheid in een zeer vroeg stadium
contact met ons op.
Gebruikelijk wordt de agenda door het bestuur, in overleg met de voorzitter vergadering opgesteld en gelijktijdig met de oproeping + de onderliggende stukken naar de leden gezonden.
Een veel gehoorde klacht die bij ons binnenkomt, is dat het bestuur nauwelijks of geen aandacht schenkt aan de verzoeken van eigenaars om een punt op de agenda te zetten. "Te gek voor
woorden!" Als dit ook in uw VvE gebeurt dan is er iets heel erg verkeerd in de bestuursstructuur van uw VvE.
Toelichting: De Vergadering (de appartementsgerechtigden in vergadering bijeen) gaat vergaderen en besluiten nemen die het bestuur (de uitvoerder van de besluiten die de Vergadering
neemt) moet uitvoeren. "Dan kun je toch niet met droge ogen bepalen dat het bestuur wel uitmaakt over welke agendapunten de Vergadering gaat vergaderen?" "Beste mensen! Neem nou in die
situaties eens contact met ons op!" Gratis zal het advies niet zijn, maar verdeeld via ieders breukdeel
(uiteraard met toestemming van de Vergadering "oeps: agendapunt"), niet onoverkomelijk! Immers in alle model- of splitsingsreglementen staat dat de Vergadering wordt
gehouden op een door het bestuur vast te stellen plaats en dat de oproeping ter vergadering tijdig door het bestuur moet worden verzonden. De oproeping bevat de opgave van de punten der
agenda alsmede de plaats en het tijdstip van de vergadering. Nergens staat dat daarmee uitsluitend het bestuur of de voorzitter van de vergadering uitmaakt welke punten of die agenda bevat!
Iedere eigenaar is van rechtswege verplicht lid van de VvE (en heeft daarmee toegang tot de Vergadering). Dan is het toch ieders goed recht om (tijdig) agendapunten in te
brengen?
Tijdens de Vergadering
Tijdens Vergadering mogen, tenzij alle eigenaren aanwezig zijn, slechts die zaken aan de orde worden gesteld, welke op de agenda zijn geplaatst. Over zaken die niet op de agenda staan vermeld,
kunnen in principe geen besluiten worden genomen.
Waarom in principe? Door wel besluiten te nemen over zaken die niet geagendeerd zijn neemt de Vergadering het risico vernietigbare besluiten te nemen. Immers afwezige eigenaren
vonden de verspreide agenda kennelijk niet interessant genoeg om naar de vergadering te komen. Door besluiten te nemen waarmee de afwezigen zich niet kunnen verenigen (en ook niet over
hebben kunnen meepraten en stemmen) creëert de Vergadering vernietigbare besluiten, met alle risico's van dien.
De Vergadering benoemt, ingeval er geen vaste voorzitter vergadering is benoemd, uit de leden een voorzitter vergadering.
Een (vaste) voorzitter van de vergadering zit de vergadering voor en is beslist geen voorzitter van de vereniging. Ook niet als de bestuursvoorzitter (of een ander bestuurslid) tot
vaste voorzitter van de vergadering is benoemd. Een functie van voorzitter van de VvE bestaat niet
Bestuursbenoeming
De Vergadering benoemt al dan niet uit de leden de bestuurder(s) voor onbepaalde tijd en ontslaat of schorst de bestuurder(s).
In tegenstelling tot 'gewone' (sport)verenigingen zou het opstappen van het bestuur of neerleggen van een bestuursfunctie binnen een VvE wettelijk niet mogelijk kunnen zijn, echter...
een voorzieningenrechter heeft anders beslist. Zie onze visie op de zoveelste merkwaardige rechtspraak
betreffende het appartementsrecht.
Het aanstellen (benoemen) van een bestuur is wettelijk verplicht. Dit kan een professionele bestuurder zijn, maar de Vergadering kan ook besluiten tot zelfbestuur.
Het bestuur vormt een orgaan binnen een VvE. De bestuursleden zijn gezamenlijk verantwoordelijk en aansprakelijk voor hun handelen.
Instellen commissies
De Vergadering of het bestuur stelt commissies in en ontheft commissies. Commissies leggen in principe rechtstreeks verantwoording af aan het orgaan welke ze heeft ingesteld.
Commissies hebben een controlerende taak en geen uitvoerende taak. Zij hebben dan ook geen bevoegdheden om met
derden afspraken te maken en staan in het algemeen buiten het bestuur.
De voorzitter van de vergadering van eigenaren
De voorzitter bepaalt in hoge mate de sfeer tijdens de Vergadering en daarmee de slagingskans van het activeren van de VvE. De sfeer wordt gemaakt en gebroken door de mate waarin
sprekers de ruimte krijgen hun standpunten te uiten en door de manier waarop zij worden behandeld. Oeverloos gezever en wijdlopige betogen zijn echter ook weer contraproductief.
Een goede voorzitter is vriendelijk en beleefd. Laat iedereen in zijn waarde maar is tegelijk ook zakelijk genoeg om onderwerpen op het juiste moment af te breken en goed samen te vatten.
Hij kan meteen een bondig voorstel in stemming brengen.
De voorzitter wordt benoemd en ontslagen door de vergadering van eigenaren (zie modelreglement 1992 art. 33).
Vaste voorzitter vergadering (zonder bestuursbinding)
Met het benoemen van een vaste voorzitter van de vergadering zonder bestuursbinding bereikt de VvE direct de, in de modelreglementen, bedoelde scheiding tussen het reservefonds en
de overige lopende zaken.
Als een voorzitter bestuur tevens voorzitter vergadering is, dan is het beheer van het reservefonds en het beheer van de lopende zaken nog steeds in één hand.
De gelden van het reservefonds worden krachtens een besluit van de Vergadering gedeponeerd op een afzonderlijke bankrekening ten name van de vereniging.
Voorschriftmatig moet de Vergadering één van de eigenaren machtigen die dan samen met de voorzitter vergadering en na bekomen machtiging van de vergadering over de gelden
van het reservefonds kan beschikken.
Door invoering van de Wet Identificatie Dienstverlening (WID), blijkt deze regeling in de praktijk niet uitvoerbaar. Meer informatie over de WID en een aanbeveling onzerzijds om
toch enigszins tegemoet te komen aan de bepalingen voor het beheer van het reservefonds in de modelreglementen kunt u vinden op de pagina
beheer reservefonds.
De vergadering van eigenaren is een zelfstandig orgaan
Het is aan te bevelen dat de ledenvergadering zoveel mogelijk als zelfstandig orgaan vergadert. Dat wil zeggen dat de Vergadering wordt voorgezeten door de voorzitter van de
vergadering. Een goed bestuur geeft geen blijk van een dominante aanwezigheid, door naast de voorzitter van de vergadering "aan de vergadertafel" plaats te nemen.
Vooral in VvE'en met zelfbestuur, waarbinnen de voorzitter van het bestuur de dubbelfunctie met voorzitter van de vergadering bekleedt, heeft men de neiging om "het bestuur de
ledenvergadering te laten voorzitten". Men verliest dan volledig uit het oog dat het hoogste orgaan van de VvE (de Vergadering) in vergadering bijeen is, waardoor dergelijke vergadering min
of meer een verkapte bestuursvergadering zijn verworden waarbij de appartementsgerechtigden ook aanwezig mogen zijn.
Bestuursleden (eigenaren) kunnen tijdens de ledenvergadering, gewoon in de zaal plaatsnemen, aan de vergadering deelnemen en stem uitbrengen.
Wanneer vergadering?
Minimaal eenmaal per jaar moet de Vergadering bijeen worden geroepen. Zowel de voorzitter van de vergadering als het bestuur kan de Vergadering bijeenroepen.
Blijft het bestuur of de voorzitter van de vergadering in gebreke dan kan, afhankelijk van wat daarover in de splitsingsakte is bepaald, een aantal leden zelf een vergadering uitschrijven.
Stemverhoudingen:
De vaststelling van het quorum geschiedt, aan het begin van elke Vergadering, aan de hand van de getekende presentielijsten. Het vastgestelde quorum geldt voor alle stemverhoudingen,
behalve als unanimiteit volgens de regelgeving vereist is.
-
Volstrekte (gewone) meerderheid: meer dan de helft van de uitgebrachte stemmen (inclusief volmachten) in een Vergadering waarin minimaal de helft van het totaal aantal stemmen dat
in de vereniging kan worden uitgebracht aanwezig is.
Let op! Dit laatste geldt niet volledig voor een VvE met het modelreglement 2006. In het reglement 2006 is het aanwezigheidsquorum van minimaal de helft losgelaten. In principe
kunnen in dergelijke gevallen, rekening houdend met meer dan de helft van de uitgebrachte stemmen, twee of drie eigenaren besluiten nemen die voor de hele VvE bindend zijn.
Gekwalificeerde meerderheid: (Bijvoorbeeld vaststellen of wijzigen van een huishoudelijk reglement) 2/3e van het aantal uitgebrachte stemmen in een Vergadering
waarin het aantal eigenaren tegenwoordig of vertegenwoordigd is, dat ten minste 2/3e van het totale aantal stemmen kan uitbrengen. Unanimiteit van stemmen: (bijvoorbeeld ingeval van belangrijke wijziging van de Akte van Splitsing) en aanvullingen of wijzigingen op het Modelreglement 100%
van alle appartementsgerechtigden, inclusief de hypotheekverstrekkers. Voor een simpele wijziging van een reglementbepaling is niet altijd de toestemming van de hypotheekbanken benodigd.
Voorts is ook unanimiteit vereist voor alle beschikkingshandelingen. Dit zijn zaken die te maken hebben met verhuur of verkoop van een (deel) van een gemeenschappelijke ruimte of
gemeenschappelijke zaak. De verhuur van een gedeelte van het dak aan een Telecomprovider voor het plaatsen van een mast is zo'n beschikkingshandeling waar unanimiteit voor nodig is, los van
het feit of het bestuur gerechtigd is om contracten af te sluiten met een langere looptijd dan één jaar.
Sedert 1 mei 2008 is het ook mogelijk om, met medewerking van het bestuur, de akte te wijzigen met slechts 4/5e van stemmen.
Het wijzigen van de akte is, zeker sinds 1 mei 2008 een zeer dure aangelegenheid geworden.
Heeft u hier vragen over? Schroom niet en neem contact met ons op!
|
Zelfbeheer of professioneel beheer?
Het (zelf)bestuur of de professionele bestuurder beheert de middelen van de vereniging, hieronder tevens begrepen de gelden gereserveerd voor het periodiek onderhoud en de noodzakelijke
vernieuwingen (de begroting en reserve).
Ingeval van zelfbestuur kan de Vergadering besluiten de administratie op te dragen aan een door de Vergadering aan te wijzen administratief beheerder.
Door een wetswijziging per 1 januari 1992 is de term administrateur komen te vervallen. Dit geldt eveneens voor VvE'en met een modelreglement van vóór 1992.
Ingevolge art. 5:131 BW wordt het bestuur, al dan niet uit de leden, benoemd en kan te allen tijde door de Vergadering worden geschorst of ontslagen.
De Vergadering kan besluiten om een administratief beheerder in het zelfbestuur te benoemen. In dat geval wordt de verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid voor het beheer van de
middelen van de vereniging gedragen door het gezamenlijke bestuur. Aan te raden is die situatie echter niet.
De Vergadering van middelgrote en grote VvE's doet er verstandig aan om het (zelf)bestuur en het beheren van de penningen, gescheiden te laten geschieden. Is er binnen de VvE echter een
eigenaar (met gedegen financiële kennis), dan kan deze, na benoeming in het bestuur, de administratie op zich nemen. In een bestuursvergadering verkrijgt dit bestuurslid dan de functie
van penningmeester.
Wordt de eventuele administratief beheerder niet in het bestuur opgenomen dan vervult deze slechts de rol van boekhouder.
Ook in dat geval ontheft, het opdragen van de administratie aan een derde, een bestuur niet van de verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid. Slechts de bestuursdeeltaak administratie (de
boekhouding) wordt uit handen gegeven. Het bestuur blijft de beheerder (en daarmee de verantwoordelijke en aansprakelijke) van de middelen van de VvE.
Dit impliceert dat het voltallige bestuur van een VvE verantwoordelijk en aansprakelijk is en blijft voor het afleggen van rekening en verantwoording.
Professioneel bestuur
Uiteraard kan de Vergadering ook besluiten om zowel het bestuur als de administratie uit handen te geven. Vaak wordt in dat geval, uit kosten besparend oogpunt, besloten dit bij
één bedrijf onder te brengen. Ook dit is geen te adviseren keuze.
Beter is het om de administratie zelf ter hand te nemen. Dat is voor een kleine VvE, door een eigenaar met administratief inzicht, best zelf te doen.
Voor middelgrote VvE'en bestaan er veel aanbieders om via het internet de boekhouding vanuit huis te regelen. Enige administratieve ervaring en computerkennis is echter wel aan te
bevelen. Voorts dient men zich te realiseren dat de systemen van deze aanbieders niet op elkaar aansluiten, laat staan dat ze compatibel met elkaar zijn. Als de VvE, om wat voor een reden
dan ook, naar een ander systeem, of andere aanbieder wil gaan, loopt men het risico een deel van de administratie kwijt te raken.
Decharge
Om te voorkomen dat een bestuur tot in lengte van jaren aansprakelijk blijft voor het gevoerde financiële beleid, moet de Vergadering 'decharge' verlenen. Dat wil zeggen dat zodra
de Vergadering, na een controle door de kascommissie akkoord is, met de jaarstukken (balans, exploitatieoverzicht
etc.) de verantwoordelijkheid over het afgelopen boekjaar bij het bestuur wordt weggehaald en bij de Vergadering komt te liggen.
Decharge verlenen is heel gebruikelijk en raadzaam omdat de functie van (zelf)bestuurder anders niet meer aantrekkelijk is.
Goedkeuring jaarrekeningen en decharge verlenen moeten twee aparte agendapunten zijn.
Heeft u een vraag of een opmerking? Neem dan contact met ons op!
Disclaimer: Disclaimer
U bent hier: Home » Organisatie » De vergadering
