- Een zogenaamd “nagekomen” agendapunt (niet op de agenda) tijdens de vergadering toch in stemming brengen terwijl niet alle leden (100%) aanwezig zijn.
- Tijdens het vaststellen van het huishoudelijk reglement nog met aanvullingen komen, waar afwezige eigenaren vervolgens dan geen weet van hebben.
- In nieuwsbrieven huishoudelijke bepalingen aankondigen zonder dat de Vergadering zich daar over heeft uitgesproken.
- Uw vooraf ingebrachte agendapunten niet op de agenda plaatsen “omdat er geen tijdruimte is”. Ga onmiddellijk na of uw voorstel de belangen van een (zelf)bestuurder raken! Er is een geval bekend waarbij een bestuurslid categorisch weigerde om een punt te agenderen omdat hij, het bestuurslid, dan wel eens ruzie met zijn buren kon krijgen. Overweeg in voorkomend geval, samen met enkele anderen, zelf een vergadering uit te schrijven. Gelijktijdig kan het geen kwaad om te overwegen het gehele bestuur naar huis te sturen. Toegegeven, als bij het bestuur “de hakken in het zand gaan” wordt het een lastige klus, maar om bestuurlijk te blijven prutsen is ook geen aantrekkelijk vooruitzicht.
- Uw vooraf ingebrachte agendapunten niet op de agenda plaatsen “omdat het bestuur wel bepaalt wat er op de agenda komt.” Het reglement 2006 voorziet hier trouwens in!
Het is de taak van het bestuur te zorgen dat de Vergadering geen nietige of mogelijk vernietigbare besluiten neemt. Alle overige agendapunten dienen, hoe krom of onuitvoerbaar dan ook, onverkort op de agenda geplaatst te worden. De Vergadering is, als hoogste orgaan, het enige orgaan wat besluiten mag nemen. Het bestuur is slechts uitvoerder van de door de Vergadering genomen besluiten. - Let op dat de voorzitter emoties en commoties niet expres veroorzaakt om vervolgens, met krokodillentranen, alles en iedereen te manipuleren.
- Let op dat bij zelfbestuur, na het wegvallen van enkele bestuursleden, de voorzitter van het bestuur niet alleen overblijft en vervolgens ook de Vergadering voor gaat zitten.
- Let op dat de overeenkomst, om een contract aan te gaan met een administratief beheerder, een taak is die voorbehouden is aan de Vergadering.
- Let op dat het tellen van de aanwezige stemmen (inclusief machtigingen) goed gebeurt. Het komt veelvuldig voor dat de doorgang van een rechtsgeldige vergadering “hangt” op een paar stemmen. Sommige bestuurders/beheerders hebben handige “trucjes” om toch tot een quorum te komen.
- Let op dat de notulen van de vergadering een juiste weergave is van hetgeen is besproken en vastgesteld. Het komt voor dat notulen pas na zes maanden aan de leden worden toegezonden. Bijna niemand weet dan nog wat er precies is besloten. De kans is groot dat uit de “verlate” notulen zaken worden weggelaten. Ingeval van een vernietigbaar besluit moet men echter binnen 1 maand naar de kantonrechter. Het is dus zaak om snelle toezending van notulen te eisen. Een steeds terugkerende opmerking van bestuurders is: “Wij bepalen wel wat in de notulen komt te staan(?)” En de Vergadering slaapt lekker verder!
- Let op dat er geen voorstel komt (of dat het stilzwijgend gebeurt) om in te teren op de reserves (voor groot onderhoud in de toekomst). Het komt veelvuldig voor dat er met de reserves wordt “geschoven” om het begrotingstekort op de balans “aantrekkelijk” te maken waardoor sneller decharge verkregen wordt. Oplossing: “Zorg dat het reservefonds onder het beheer komt van de vaste voorzitter van de vergadering.
- Let op dat de vergadering alleen het (zelf)bestuur dechargeert bij goedkeuring van de jaarstukken. Er zijn administratieve beheerders (ook professionele en gecertificeerde beheerders) die voor zichzelf decharge vragen (eisen) van de Vergadering. Het is onduidelijk wat de reden daarvan is. De VvE heeft met de administratief beheerder een contract waar een honorarium tegenover staat. Decharge van de beheerder door de Vergadering is daarom onzin. Alleen het bestuur wordt gedechargeerd. Een mogelijke redden kan zijn dat de professionele beheerder misschien al aan het voorbereiden is om het bestuur over te nemen.
- Let op dat de administratief beheerder zich niet naar binnendringt als bestuurder. Er zijn professionele beheerders, die blufpoker spelen, en zichzelf als bestuurder gaan profileren.
Er zijn gevallen bekend waarin de vergadering tegen de beheerder ging procederen, waarop die beheerder, de proceskosten als bestuurlijke conservatoire maatregelen ingevolge artikel 41 lid 4, modelreglement 1992, op de VvE verhaalde. “Je moet maar durven!” - Let op dat de hierboven bedoelde, als administratief beheerder binnengedrongen bestuurder, de VvE niet als bestuurder bij de KvK gaat inschrijven!
- Na gestelde vragen en onderzoek hebben wij vastgesteld dat bij meerdere VvE´en de verdeelsleutels inclusief de ongelijke breukdelen door de eerste (veelal professionele) bestuurder niet juist zijn doorberekend.
- Ook bij kleinere VvE´en komt het nogal eens voor dat de breukdelen niet juist zijn doorberekend.
- Het komt de laatste tijd steeds vaker voor dat bestuurders (professioneel, of zelfbestuur) eigenhandig schulden van appartementsgerechtigden kwijt schelden. Dan hoeven ze geen incassoprocedure te starten! Dit mag natuurlijk niet! Op die manier maakt het bestuur zich schuldig aan een economisch delict. Advies aan de diverse kascommissies: “opletten!”
- Heeft uw VvE een makelaar als bestuurder of beheerder? Opletten!
Op 1 juli 2012 is de wet Normering Buitengerechtelijke Incassokosten in werking getreden.
Deze nieuwe wet, ook wel Wet Incassokosten genoemd, bepaalt de hoogte van de vergoeding voor het incasseren van vorderingen buiten de rechter om.
De nieuwe regels zijn dwingend recht. Dat betekent dat hiervan niet in het nadeel van de consument mag worden afgeweken. Deze wet heeft namelijk tot doel om consumenten te beschermen tegen onredelijk hoge incassokosten.
De hoogte van de incassokosten is een percentage van het factuurbedrag, met een minimum van € 40, = en een maximum van € 6.775, =.
Uit bij ons binnengekomen vragen blijkt dat bestuurders en/of beheerders bij een “geringe” betalingsachterstand in het voorschot maandelijkse onderhoudsbijdrage na 14 dagen direct al met een aanmaningsbrief komen, waarop dan tevens het minimum bedrag van de incassokosten ad € 40, = al in rekening wordt gebracht.
Dit is binnen het appartementsrecht niet toegestaan.
Uiteraard is het een open deur intrappen om u er op te attenderen dat het beter is om gewoon het maandelijks voorschotbedrag tijdig te betalen. U voorkomt een heleboel ellende. Uiteindelijk wordt u, vroeg of laat, toch door uw buren voor “de rechter gesleept”. En de wet kent geen “medelijden!”
De bestuurders en beheerders die deze incasso(oplichtingen) truc toepassen zijn dus, netjes uitgedrukt: “fout bezig”!