Reservefonds; WID conflicteert met functie (vaste) voorzitter vergadering
Het beheer van het reservefonds
De Wet Identificatie Dienstverlening (WID) verhindert de uitvoering van de bepalingen in de diverse modelreglementen betreffende het reservefonds. Hierdoor kan de (vaste) voorzitter van de vergadering niet rechtstreeks het beheer over het reservefonds verkrijgen.
Het artikel 31 lid 3 van de splitsingsreglementen 1972 en 1973, artikel 32 lid 3 van de reglementen 1983 en 1992 en artikel 10 lid 4 van het reglement 2006 bepalen, dat over de gelden van het reservefonds slechts door de (vaste) voorzitter van de vergadering en een van de eigenaren tezamen kan worden beschikt.
Door invoering van de WID blijkt dit niet uitvoerbaar.
De WID is ingevoerd per 1 mei 2006. In deze wet is geregeld, dat onder andere banken verplicht zijn, voordat zij aan die cliënt een dienst verlenen, de identiteit van die cliënt dienen vast te stellen.
Zodra de VvE een bestuur heeft benoemd kan een bestuurslid (bijvoorbeeld de de voorzitter bestuur of de penningmeester) een bankrekening (op naam van de VvE) openen. De betreffende bankinstelling zal naar een identificatie van die bestuurder/penningmeester vragen.
Artikel 3 lid 2 van deze wet bepaalt, dat de identiteit moet worden vastgesteld met behulp van een gewaarmerkt uittreksel uit het register van de Kamer van Koophandel.
De verplichting de VvE in te schrijven dateert van 1 juli 2008. Artikel 8 van die wet bepaalt voorts, dat het de bankinstelling verboden is, een dienst te verlenen, indien de identiteit van de cliënt niet op de bij deze wet voorgeschreven wijze is vastgesteld.
Een en ander komt er dus op neer, dat een bankinstelling alleen met een VvE zaken kan doen, indien zulks gebeurt met de bestuurder/penningmeester aan de hand van een uittreksel uit het handelsregister. Het spreekt overigens voor zich, dat deze persoon zich ook als natuurlijk persoon moet identificeren.
De (vaste) voorzitter van de vergadering en een van de eigenaren zijn echter in beginsel nooit (tevens) bestuurders van de VvE en zijn daardoor door de bankinstellingen niet als zodanig te identificeren. Banken accepteren dan ook niet, dat hen onbekende personen, zoals een (vaste) voorzitter van de vergadering en een van de eigenaren, over de spaarrekening c.q. het reservefonds wenst te beschikken.
Na invoering van de WID letten de banken er scherp op, dat alleen (benoemde) bestuursleden van een VvE als bevoegde personen worden aangemerkt.
Regelen via het hhr
Gelet op het vorenstaande adviseren wij, in afwijking van de vermelde regelgeving in de splitsingsreglementen, dat VvE’s via het huishoudelijk reglement (zie bijvoorbeeld in het reglement van 1992 artikel 44 sub d.: “de instructie aan het bestuur”) regelen dat het betreffende bestuurslid (bijvoorbeeld de penningmeester), eerst na schriftelijke machtiging van de (vaste) voorzitter van de vergadering en een van de eigenaren die door de Vergadering is gemachtigd, het betreffende bedrag van het reservefonds naar de dagelijkse rekening over te boeken.
Blijkt bij kascontrole (of anderszins) dat die machtiging er niet is dan kan de Vergadering het bestuur, onder verwijzing naar het gestelde in art. 2:9 BW, aanspreken op nalatigheid en hen, bij schade aan de VvE, aansprakelijk stellen (zo nodig tot in het privévermogen).
Uiteraard kan deze machtiging, voor overboekingen van de dagelijkse rekening naar het reservefonds, achterwege blijven.
Bij veel banken is het mogelijk om een dubbele set dagafschriften (één t.b.v. de penningmeester en één t.b.v. een ander VvE orgaan, bijvoorbeeld de kascommissie of de (vaste) voorzitter van de vergadering) te verstrekken.
Het is een wettelijke plicht een reservefonds in stand te houden (zie art. 5:126 BW, lid 1, laatste volzin). Gelet op het gestelde in deze laatste volzin dienen alle gelden, anders dan die ter bestrijding van de gewone jaarlijkse kosten, op een afzonderlijke rekening, ten name van de vereniging, te worden gedeponeerd. Dit betekent dat alle reserveringen (ook die met een bestemmingsreserve) terecht dienen te komen op de bankrekening van het reservefonds.
Gelijktijdig kan de Vergadering dan via het huishoudelijk reglement regelen dat de penningmeester regelmatig (bij voorbeeld wekelijks) de van de leden, op de dagelijkse rekening, ontvangen maandelijkse voorschotbijdrage, de voor het reservefonds bestemde bedragen, overboekt van de dagelijkse rekening naar de rekening voor het reservefonds.
Waarschuwing:
De penningmeester dient, voor het openen van een bankrekening voor het reservefonds, te onderzoeken of deze rekening valt onder het depositogarantiestelsel. Vervolgens moet hij regelmatig controleren dat het saldo, per afzonderlijke rekening, nimmer meer bedraagt dan € 100.000, =. Dit betekent dat, in voorkomend geval, er zo nodig een tweede (of nog meer rekeningen) voor het reservefonds beschikbaar moet zijn.