Wist je dat … er in VvE’s vaak “om privacy redenen” geen inzage wordt verleend in gegevens waar iedere eigenaar simpelweg wél recht op heeft !
Iedereen zal het erover eens zijn dat de eigenaren van een appartementsrecht ook belang hebben bij privacy.
Om ons daar enigszins bij te helpen bestaat er dan ook gelukkig de wet bescherming persoonsgegevens (WBP).
Die WBP is er echter niet om eigenaren informatie te onthouden waar zij als eigenaar van een appartementsrecht recht op hebben.
Toch gebeurt het in de praktijk regelmatig dat bestuurders van een VvE de WBP daar wel voor gebruiken, of liever gezegd misbruiken, en eigenaren geen inzage willen geven in gegevens waar zij simpelweg gewoon recht op hebben.
Debiteurenadministratie
Eén van zaken waarbij het regelmatig fout gaat is de inzage in de debiteurenadministratie.
Het bestuur besluit bijvoorbeeld alleen de totale betalingsachterstand bekend te maken, of soms nog erger, alleen het debiteurensaldo.
In de modelreglementen is echter vastgelegd dat het bestuur verplicht is aan iedere eigenaar inzage te verstrekken betreffende de administratie van het gebouw en het beheer van de fondsen.
Dit recht volgt uit het feit dat alle leden van de VvE mede-eigenaar zijn van het gehele appartementencomplex (met een exclusief gebruiksrecht van het aan hen toebedeelde appartement).
Daarbij past ook dat elk lid van de VvE zich desgevraagd op de hoogte moet kunnen stellen van informatie waaruit blijkt of alle leden de in de ALV vastgestelde bijdragen voldoen.
In een VvE zijn de bijdragen van de individuele leden in het algemeen de enige bron van inkomsten.
Deze bijdragen dienen immers om het in hun gezamenlijke eigendom toebehorende appartementencomplex te onderhouden en de andere gezamenlijke verplichtingen te voldoen !
Door enkel informatie ter verschaffen over de betalingen van alle leden tezamen, dus over hun eventuele gezamenlijke achterstand in betalingen, wordt onvoldoende voldaan aan de verplichtingen uit de modelreglementen.
De privacy van ieder lid brengt wel met zich mee dat niet zonder enige noodzaak ieder lid ook inzage krijgt in bijvoorbeeld de bankrekeningnummers van de andere leden of andere persoonlijke informatie.
Om aan de bepalingen van het reglement te voldoen zou een overzicht van de individuele betalingen per lid, alsmede de data waarop deze betalingen zijn verricht voldoende zijn.
Het spreekt voor zich dat van ieder lid van een VvE verwacht mag worden dat hij verantwoordelijk omgaat met de aan hem of haar verstrekte informatie en rekening houdt met de privacy van de andere leden van de VvE.
Stookkosten
Ook in complexen met een collectieve CV installatie, waarbij de energielasten ten laste komen van de VvE en vervolgens worden verrekend met de individuele eigenaren komt het regelmatig voor dat men “om privacyredenen” geen inzage wil geven in het het stookgedrag van de individuele leden.
Ook de totale kosten voor de verwarming moet in dat geval, net als de algemene lasten, door de individuele leden bij elkaar gebracht worden.
Wanneer je gezamenlijk verantwoordelijk bent voor de kosten is het meer dan logisch dat je ook inzicht hebt in de verdeling van die kosten en zien wij geen gegronde redenen om inzage hierin te beperken.
Online administratie
In deze tijd komt het steeds vaker voor dat VvE beheerders de administratie van de VvE online beschikbaar stellen.
Er zijn helaas nog veel bestuurders en beheerders die (om privacyredenen?) onderscheid maken tussen leden die wel- of geen bestuurs(commissie)functie vervullen.
In het algemeen krijgen bestuurs- en kascommissieleden een uitgebreider inzicht in de online administratie dan “gewone” leden.
DAT IS ONTERECHT !!!
Waarom zouden deze beheerders zich baseren om dat onderscheid te mogen of moeten maken.
Ieder lid binnen de VvE heeft gelijke rechten en zeker als het gaat om inzage in de financiële administratie van de VvE.
Waarom zou een lid met bestuursfunctie meer rechten hebben om “extra” informatie in te mogen zien dan een willekeurig ander lid?
Het wordt dan ook hoog tijd dat beheerders die de administratie van de VvE online zetten stoppen met onderscheid maken in leden en functies wanneer het gaat om inzage in die online administratie.
Ieder lid van de VvE is simpelweg ook mede-eigenaar van de gezamenlijke financiële administratie.
Ieder lid heeft hierin dan ook gelijke rechten
Dus ook met betrekking tot complete inzage van leden in de gehele online financiële administratie van de VvE zien wij geen enkele strijd met de privacywetgeving.
Ledenlijst
We schreven het hierboven al dat alle leden van de VvE mede-eigenaar zijn van het gehele appartementencomplex.
Als eigenaar van een gezamenlijk complex wil je toch op zijn minst moeten kunnen weten wie je mede-eigenaren zijn?
Gelukkig is daarvoor in de modelreglementen bepaald dat het bestuur verplicht is een register van eigenaars en gebruikers aan te leggen.
Het is dus van groot belang dat het ledenregister ook voor iedere eigenaar inzichtelijke is.
Helaas horen we echter toch nog verhalen dat bestuurders, om privacyredenen, weigeren om inzage in deze gegevens te geven.
U raadt het vast al ……….. ook dat is onjuist !