Kascommissie van een VvE. (Vertrouwen is goed. Controle is beter!)
De kascommissie ontleent de bevoegdheden aan het Burgerlijk Wetboek Boek 2, artikel 48:
- Het bestuur brengt op de algemene vergadering binnen zes maanden na afloop van het boekjaar, behoudens verlenging van deze termijn door de algemene vergadering, een jaarverslag uit over de gang van zaken in de vereniging en over het gevoerde beleid. Het legt de balans en de staat van baten en lasten met een toelichting ter goedkeuring aan de vergadering over. Deze stukken worden ondertekend door de bestuurders en commissarissen: ontbreekt de ondertekening van een of meer hunner, dan wordt daarvan onder opgave van redenen melding gemaakt. Na verloop van de termijn kan ieder lid van de gezamenlijke bestuurders in rechte vorderen dat zij deze verplichting nakomen.
- Ontbreekt een raad van commissarissen en wordt omtrent de getrouwheid van de stukken aan de algemene vergadering niet overgelegd een verklaring afkomstig van een accountant als bedoeld in artikel 393 lid 1, dan benoemt de algemene vergadering jaarlijks een commissie van ten minste twee leden die geen deel van het bestuur mogen uitmaken. De commissie onderzoekt de stukken bedoeld in de tweede zin van lid 1, en brengt aan de algemene vergadering verslag van haar bevindingen uit. Het bestuur is verplicht de commissie ten behoeve van haar onderzoek alle door haar gevraagde inlichtingen te verschaffen, haar desgewenst de kas en de waarden te tonen en de boeken, bescheiden en andere gegevensdragers van de vereniging voor raadpleging beschikbaar te stellen.
Kascommissie van een VvE.
Vertrouwen is goed. Controle is beter!
De controle is een serieuze vertrouwenszaak.
De kascommissie is het controle-instrument voor de VvE. Uit een goede en grondige gaat een grote preventieve werking uit.
Wettelijk gezien, is de binnen VvE’s, gekozen naam kascontrolecommissie, of kascommissie niet de juiste naam om de lading te dekken.
De wet spreekt niet voor niets over uitsluitend een commissie en niet over een kascommissie.
Hierdoor krijgt deze commissie niet alleen de bevoegdheid om zich een oordeel te vormen over het financieel beheer van de VvE, maar ook over het gehele (bestuurs)beleid.
Het benoemen van een serieuze controlecommissie, uit eigen leden, heeft verreweg de voorkeur boven het benoemen van een externe accountant. De “eigen” leden weten wat er speelt binnen de organisatie en hebben er alle belang bij dat dit op de juiste wijze geschiedt. Een accountant controleert “afstandelijker” en kan, of zal zich, over het bestuursbeleid, niet uitspreken. Dit laatste is mede ingegeven omdat een accountant nauwelijks kennis heeft van de splitsingsakte van de betreffende VvE en zelfs mogelijk onvoldoende kennis heeft van wet- en regelgeving betreffende het appartementsrecht.
Noodzakelijk om te kunnen controleren:
De kascommissie dient minimaal 3 stukken van het bestuur ter inzage te ontvangen:
- de balans (met toelichting);
- de staat van baten en lasten (met toelichting);
- het jaarverslag.
Positie kascommissie:
Door de benoeming verkrijgt een kascommissie dezelfde positie als een externe accountant, inclusief alle rechten en plichten.
De kascommissie functioneert als een onafhankelijk orgaan binnen de VvE.
Een kascommissie heeft niet alleen een onderzoekstaak:
- een kascommissie meldt ook ernstige zaken;
- een kascommissie adviseert bestuur en ledenvergadering over verbetering c.q. te nemen maatregelen;
- een kascommissie dient het bestuur en/of de ledenvergadering direct in te lichten indien wordt geconstateerd dat schulden (achterstand) van de leden ten aanzien van de onderhoudsbijdrage te hoog oplopen;
- een kascommissie kijkt terug naar wat er met de adviezen van het voorgaande jaar is gedaan;
- een kascommissie dient hard aan de bel te trekken bij misstanden;
- een kascommissie controleert, ook bij uitbesteding administratief beheer, wie gerechtigd is tot de tekenbevoegdheid van de bankrekeningen.
Tekenbevoegdheid
Indien uitsluitend de administratief beheerder tekenbevoegdheid heeft – dit komt voor – , dient de commissie hard aan de bel te trekken en de Vergadering te adviseren onmiddellijk dergelijke bevoegdheden in te trekken.
Belang van de controle:
- De controle is zowel in het belang van de vereniging als van het bestuur zelf.
- Het bestuur legt rekening en verantwoording af over het gevoerde beleid.
- Het bestuur heeft er recht op, dat hierover een goed- of afkeuring door de Vergadering wordt uitgesproken.
- De leden hebben er recht op dat wordt gecontroleerd of de financiële cijfers correct zijn maar ook dat het door het bestuur gevoerde beleid aan de gestelde eisen voldoet.
- Van een gedegen controle door de kascommissie gaat een enorme preventieve werking uit.
Faalt de kascommissie (uit gemakzucht of anderszins) dan is iedere vorm van controle ver te zoeken.
Indien de controlecommissie haar taak onvoldoende uitvoert bestaat altijd de kans dat men wantoestanden over het hoofd ziet, bijvoorbeeld ingeval de beheerder of penningmeester ongeoorloofd geld van de VVE (spaar)rekening heeft opgenomen.
Door tijdig eventuele misstanden op te sporen en aan de bel te trekken zullen de leden en uw buren u eeuwig dankbaar zijn. Het is tenslotte ook uw belegging!
Advies van de kascommissie
De kascommissie wordt benoemd door de Vergadering en doet van haar bevindingen ook weer verslag aan deze Vergadering. Dat wil zeggen dat de commissie een advies geeft om de financiële stukken goed of af te keuren en de commissie geeft aan de Vergadering een advies om wel of geen decharge te verlenen aan het bestuur.
Het is beslist niet zo dat de commissie decharge verleent.
Het is noodzakelijk dat de kascommissie onafhankelijk kan functioneren. Dus: zonder bestuurlijke bemoeienissen! De commissie controleert immers het verantwoordelijke (bestuurlijke) orgaan!
Een kascontrolecommissie moet zich door geen enkel orgaan of persoon onder druk laten zetten.
Verslag aan de Vergadering
De kascommissie brengt rechtstreeks verslag uit aan de vergadering van eigenaars, tijdens de Vergadering.
Laat u, bij een negatief decharge advies, niet verleiden door uw schriftelijk verslag alvast met de agendastukken mee te sturen.
Nadat de Vergadering uw advies tot niet goedkeuren van de jaarstukken en geen decharge te verlenen heeft overgenomen, is overhandiging van het verslag aan het bestuur vroeg genoeg.
Daarna zit uw taak als kascommissie er op! Ga niet in discussie met wie dan ook! Alle kasstukken zijn terug naar het bestuur. Dat waren de bewijzen waarop u uw advies heeft gebouwd.
Kan een eigenaar (of een bestuurder) zich niet verenigen met een besluit van de Vergadering dan staat voor iedere appartementsgerechtigde de weg naar de kantonrechter open.
Ingeval er geen decharge is verleend kan het bestuur haar huiswerk opnieuw gaan doen!
Welke fouten worden er gemaakt bij decharge?:
- Een heel bekende fout is dat “de kascommissie decharge verleent aan het bestuur”! (Even ter herinnering: de Vergadering – als hoogste orgaan – verleent, na advies door een kascontrolecommissie, decharge aan het bestuur).
- Ook een bekende is dat “de kascommissie decharge verleent aan de penningmeester”!
- Wat te denken van een bestuur dat van de Vergadering decharge eist voor het gevoerde beleid betreffende een zelfstandig agendapunt?
(Toelichting opsteller: “Grote Winkler Prins DECHARGE, kwijting ter zake van gevoerd financieel bestuur, in het bijzonder die verleend aan het bestuur van een rechtspersoon door de algemene vergadering. Decharge werkt slechts ten aanzien van die bestuurshandelingen die door het jaarverslag of op andere wijze ter kennis van de algemene vergadering zijn gebracht.”) - Aansluitend daarop is een bestuurlijke misser door van de Vergadering decharge te eisen voor een, niet geheel volgens de regelgeving verlopende, onenigheid tussen bestuur en een aantal leden…?
- Ook is het voorgekomen dat, binnen een VvE met zelfbestuur, die hun financiële beheerstaak aan een VvE-gecertificeerde professionele administratieve beheerder (boekhouder) had gedelegeerd, deze beheerder eiste dat de Vergadering zowel het bestuur als de boekhouder moest dechargeren.
Je reinste onzin natuurlijk. De Vergadering dechargeert het bestuur. Wat het bestuur met de beheerder “regelt” zoekt het bestuur maar zelf uit. Daar heeft de Vergadering geen boodschap aan.
In zulke zaken denk je toch wel even: “Wat bezielt nou toch een dergelijke professionele (en gecertificeerde) beheerder? - Een heel knullige, die wij tegen zijn gekomen, is de professionele (en gecertificeerde) administratieve beheerder die van een bestuur decharge eist. Dit alles terwijl het betreffende bestuur juist geen decharge van de Vergadering had verkregen en dus hun huiswerk opnieuw moest doen!