U bent hier: Home » Organisatie » De kascommissie
Ga naar: Homepage

Kascommissie van een VvE

De kascommissie ontleent de bevoegdheden aan het Burgerlijk Wetboek Boek 2, artikel 48:

1. Het bestuur brengt op de algemene vergadering binnen zes maanden na afloop van het boekjaar, behoudens verlenging van deze termijn door de algemene vergadering, een jaarverslag uit over de gang van zaken in de vereniging en over het gevoerde beleid. Het legt de balans en de staat van baten en lasten met een toelichting ter goedkeuring aan de vergadering over. Deze stukken worden ondertekend door de bestuurders en commissarissen: ontbreekt de ondertekening van een of meer hunner, dan wordt daarvan onder opgave van redenen melding gemaakt. Na verloop van de termijn kan ieder lid van de gezamenlijke bestuurders in rechte vorderen dat zij deze verplichting nakomen.

2. Ontbreekt een raad van commissarissen en wordt omtrent de getrouwheid van de stukken aan de algemene vergadering niet overlegd een verklaring afkomstig van een accountant als bedoeld in artikel 393 lid 1. dan benoemt de algemene vergadering een commissie van tenminste twee leden die geen deel van het bestuur mogen uitmaken. De commissie onderzoekt de stukken bedoeld in de tweede zin van lid 1. en brengt aan de algemene vergadering verslag van haar bevindingen uit. Het bestuur is verplicht de commissie ten behoeve van haar onderzoek alle door haar gevraagde inlichtingen te verschaffen, haar desgewenst de kas en de waarden te tonen en de boeken, bescheiden en andere gegevensdragers van de vereniging voor raadpleging beschikbaar te stellen.

Wettelijk gezien, is de binnen VvE'en, gekozen naam kascontrolecommissie, of kascommissie niet de juiste naam om de lading te dekken.
De wet spreekt niet voor niets over uitsluitend een commissie en niet over een kascommissie.
Hierdoor krijgt deze commissie niet alleen de bevoegdheid om zich een oordeel te vormen over het financieel beheer van de VvE, maar ook over het gehele (bestuurs)beleid.
Het benoemen van een serieuze controlecommissie, uit eigen leden, heeft verreweg de voorkeur boven het benoemen van een externe accountant. De "eigen" leden weten wat er speelt binnen de organisatie en hebben er alle belang bij dat dit op de juiste wijze geschiedt. Een accountant controleert "afstandelijker" en kan, of zal zich, over het bestuursbeleid niet uitspreken.

Noodzakelijk om te kunnen controleren:
De kascommissie dient minimaal 3 stukken van het bestuur ter inzage te ontvangen:

de balans (met toelichting);
de staat van baten en lasten (met toelichting);
het jaarverslag.

Positie kascommissie:
Door de benoeming verkrijgt een kascommissie dezelfde positie als een externe accountant, inclusief alle rechten en plichten.
De kascommissie functioneert als een onafhankelijk orgaan binnen de VvE.
Een kascommissie heeft niet alleen een onderzoekstaak:

een kascommissie meldt ook ernstige zaken;
een kascommissie adviseert bestuur en ledenvergadering over verbetering c.q. te nemen maatregelen;
een kascommissie dient het bestuur en/of de ledenvergadering direct in te lichten indien wordt geconstateerd dat schulden (achterstand) van de leden ten aanzien van de onderhoudsbijdrage te hoog oplopen;
een kascommissie kijkt terug naar wat er met de adviezen van het voorgaande jaar is gedaan;
een kascommissie dient hard aan de bel te trekken bij misstanden;
een kascommissie controleert, ook bij uitbesteding administratief beheer, wie gerechtigd is tot de tekenbevoegdheid van de bankrekeningen.

Toelichting:
Het bestuur vertegenwoordigt de VvE in alle rechtshandelingen.
Op grond daarvan is het noodzakelijk dat of de penningmeester of de voorzitter van het bestuur tekenbevoegdheid voor de dagelijkse (bank)betaalrekening heeft. Uiteraard dient de tenaamstelling op naam van de VvE te staan.
Het valt te overwegen een eventuele administratief beheerder, zo nodig, te machtigen voor dagelijkse zaken.
Bij veel banken is het mogelijk om een dubbele set dagafschriften (één t.b.v. de administratief beheerder en één t.b.v. het bestuur/kascommissie) te verstrekken.
Indien tot vorming van een reservefonds is besloten dienen de gelden voor dit fonds op een afzonderlijke rekening, ten name van de vereniging, te worden gedeponeerd.
Over het reservefonds mag niet door het bestuur worden beschikt. Over het reservefonds kan slechts door de voorzitter van de vergadering en één van de eigenaren, die daartoe door de Vergadering zal worden aangewezen, en na bekomen machtiging daartoe van de Vergadering, worden beschikt.

Tekenbevoegdheid
Indien uitsluitend de administratief beheerder tekenbevoegdheid heeft - dit komt voor - , dient de kascommissie hard aan de bel te trekken en de Vergadering te adviseren onmiddellijk dergelijke bevoegdheden in te trekken.

Belang van de controle:

De controle is zowel in het belang van de vereniging als van het bestuur zelf.
Het bestuur legt rekening en verantwoording af over het gevoerde beleid.
Het bestuur heeft er recht op, dat hierover een goed- of afkeuring door de Vergadering wordt uitgesproken.
De leden hebben er recht op dat wordt gecontroleerd of de financiële cijfers correct zijn maar ook dat het door het bestuur gevoerde beleid aan de gestelde eisen voldoet.
Van een gedegen controle door de kascommissie gaat een preventieve werking uit.

Werkwijze van de kascommissie:
De controle van de VvE-administratie houdt meer in dan op een regenachtige avond, onder het genot van koffie en gebak, aangevuld met een wijntje en hapjes, een "schuchtere" blik te werpen in een massa papier.
Kascontrole Het gaat te ver om op deze website voor alle mogelijke kascommissies van VvE'en een werkwijze op te stellen.
De kascommissie is een controleorgaan van en door de leden van de VvE dat namens de leden/eigenaren tot taak heeft zich een oordeel te vormen omtrent het door het bestuur gevoerde financiële beheer en het gevoerde bestuursbeleid. De commissie beoordeelt daarbij de volledigheid en juistheid van de opgestelde jaarstukken, alsmede de rechtmatigheid van de verrichte uitgaven en aangegane verplichtingen. De kascommissie dient zich de vraag te stellen of deze stukken in overeenstemming zijn met de door de vergadering van eigenaren geaccordeerde beleidsvoornemens, de Akte van Splitsing, het modelreglement en het eventuele huishoudelijk reglement.
Ga beslist niet uit van de controlekwaliteiten van de voorgaande kascommissies. De kascontrole en de commissie zijn vaak ondergeschoven, ondergewaardeerde en onbegrepen kindjes binnen de vereniging en de bevindingen daarvan hamerstukken tijdens de vergaderingen.
Faalt de kascommissie (uit gemakzucht of anderszins) dan is iedere vorm van controle ver te zoeken.
Indien de controlecommissie haar taak onvoldoende uitvoert bestaat altijd de kans dat men wantoestanden over het hoofd ziet, bijvoorbeeld ingeval de beheerder of penningmeester ongeoorloofd geld van de VVE (spaar)rekening heeft opgenomen.
Door tijdig eventuele misstanden op te sporen en aan de bel te trekken zullen de leden en uw buren u eeuwig dankbaar zijn. Het is tenslotte ook uw belegging!

Advies van de kascommissie
De kascommissie wordt, zoals gesteld, benoemd door de Vergadering en doet van zijn bevindingen ook weer verslag aan deze Vergadering. Dat wil zeggen dat de commissie een advies geeft om de financiële stukken goed of af te keuren en de commissie geeft een advies om wel of geen decharge te verlenen aan het bestuur.
Het is beslist niet zo dat de commissie decharge verleent.
Het is noodzakelijk dat de kascommissie onafhankelijk kan functioneren. Dus: zonder bestuurlijke bemoeienissen! U controleert immers de verantwoordelijken: het bestuurlijke orgaan!
Het is voorgekomen dat een bestuur voorkennis van het advies eiste, met als gevolg, bij een afkeurend advies, dat de kascommissie, door het bestuur (of de bestuurder, of de administratief beheerder) onder druk werd gezet om het negatieve advies af te zwakken.
Een kascontrolecommissie moet zich door geen enkel orgaan binnen de vereniging onder druk laten zetten.

Verslag aan de Vergadering
De kascommissie brengt rechtstreeks verslag uit aan de vergadering van eigenaars, tijdens de Vergadering.
Laat u, bij een negatief decharge advies, niet verleiden door uw schriftelijk verslag alvast met de agendastukken mee te sturen.
Dit advies geven wij u naar aanleiding van een praktijkvoorbeeld. Daar moest de kascommissie zich tijdens de Vergadering "verantwoorden" omdat zij hun taak te serieus hadden opgevat.
Nadat de Vergadering uw advies tot niet goedkeuren van de jaarstukken en geen decharge te verlenen heeft overgenomen is overhandiging van het verslag aan het bestuur vroeg genoeg.
Daarna zit uw taak als kascommissie er op! Ga niet in discussie met wie dan ook! Alle kasstukken zijn terug naar het bestuur. Dat waren de bewijzen waarop u uw advies heeft gebouwd.
Willen de leden inzage in het verslag van de kascommissie dan kunnen ze dit bij het bestuur opvragen met gebruikmaking van het gestelde in art. 41 lid 6, Modelreglement 1992.
Kan een eigenaar (of een bestuurder) zich niet verenigen met een besluit van de Vergadering dan kan hij binnen een termijn van één maand de Kantonrechter verzoeken om het besluit van de vergadering van eigenaars te vernietigen.
Laat iemand deze termijn ongebruikt verstrijken, dan is het besluit juridisch onaantastbaar geworden en is men verplicht om medewerking te verlenen aan de uitvoering van het besluit.
Ingeval er geen decharge is verleend kan het bestuur hun huiswerk opnieuw gaan doen!

Decharge
Decharge wil zeggen dat de vergadering van eigenaars akkoord is gegaan met het financiële beheer door het bestuur.
Om te voorkomen dat een bestuur tot in lengte van jaren aansprakelijk blijft voor het gevoerde financiële beheer, moet de Vergadering 'decharge' verlenen.
Door decharge wordt de verantwoordelijkheid over het betreffende boekjaar bij het bestuur weggehaald. De verantwoordelijkheid komt dan bij de vergadering van eigenaren te liggen. Dit laatste gaat echter niet op indien achteraf blijkt dat er malversatie of fraude is gepleegd. In dat geval is er sprake van een economisch delict!

Decharge verlenen is heel gebruikelijk en raadzaam omdat de functie van (zelf)bestuurder anders niet meer aantrekkelijk is.
De Vergadering verleent uitsluitend aan het voltallige bestuur decharge. Aan een eventuele administratief beheerder (al dan niet in bestuursfunctie), of een boekhouder, wordt door de Vergadering geen decharge verleend. Een administratief beheerder of een boekhouder voert slechts een gedelegeerde taak uit onder verantwoordelijkheid van het bestuur.

Goedkeuring jaarstukken moet een apart agendapunt zijn
Decharge moet een apart agendapunt zijn.

Welke fouten worden er gemaakt bij decharge?:

Een heel bekende fout is dat "de kascommissie decharge verleent aan het bestuur"! (Even ter herinnering: de Vergadering - als hoogste orgaan - verleent, na advies door een kascontrolecommissie, decharge aan het bestuur).
Ook een bekende is dat "de kascommissie decharge verleent aan de penningmeester"!
Wat te denken van een bestuur dat van de Vergadering decharge eist voor het gevoerde beleid betreffende een zelfstandig agendapunt?
(Toelichting opsteller: "Grote Winkler Prins DECHARGE, kwijting ter zake van gevoerd financieel bestuur, in het bijzonder die verleend aan het bestuur van een rechtspersoon door de algemene vergadering. Decharge werkt slechts ten aanzien van die bestuurshandelingen die door het jaarverslag of op andere wijze ter kennis van de algemene vergadering zijn gebracht.")
Aansluitend daarop is een bestuurlijke misser door van de Vergadering decharge te eisen voor een, niet geheel volgens de regelgeving verlopende, onenigheid tussen bestuur en een aantal leden...?
Ook is het voorgekomen dat, binnen een VvE met zelfbestuur, die hun financiële beheerstaak aan een VvE-gecertificeerde professionele administratieve beheerder (boekhouder) had gedelegeerd, deze beheerder eiste dat de Vergadering zowel het bestuur als de boekhouder moest dechargeren.
Je reinste onzin natuurlijk. De Vergadering dechargeert het bestuur. Wat het bestuur met de beheerder "regelt" zoekt het bestuur maar zelf uit. Daar heeft de Vergadering geen boodschap aan.
In zulke zaken denk je toch wel even: "Wat bezielt nou toch een dergelijke professionele (en gecertificeerde) beheerder? Je zou VvE'en haast gaan adviseren (moeten verplichten is een beter woord) om hun financiële zaken te delegeren aan een registeraccountant (RA).
Een heel knullige, die wij tegen zijn gekomen, is de professionele (en gecertificeerde) administratieve beheerder die van een bestuur decharge eist. Dit alles terwijl het betreffende bestuur juist geen decharge van de Vergadering had verkregen en dus hun huiswerk opnieuw moest doen!

Heeft u een vraag of een opmerking? Neem dan contact met ons op!

Disclaimer: Disclaimer

U bent hier: Home » Organisatie » De kascommissie