De Vergadering van eigenaren is het hoogste orgaan binnen een Vereniging van Eigenaren.
In de Vergadering van eigenaren worden in principe alle besluiten genomen, tenzij de wet of de statuten de beslissingsbevoegdheid aan een ander orgaan heeft opgedragen.
Het bestuur voert, als uitvoerend orgaan, de besluiten van de Vergadering uit. Met andere woorden: “Het bestuur is de uitvoerder van de door de Vergadering genomen besluiten”.
De besluiten die de Vergadering neemt mogen echter nimmer in strijd zijn met bestaande wetten, regelgevingen en voorschriften.
Vergadering van eigenaren
De voorzitter vergadering en het bestuur is gerechtigd de Vergadering bijeen te roepen. Ook een in het modelreglement en/of akte genoemd aantal leden kan het bestuur verzoeken om binnen een maand een Vergadering bijeen te roepen. Als het bestuur in gebreke blijft zijn de leden bevoegd zelf een vergadering uit te schrijven.
Gebruikelijk wordt de agenda door het bestuur, in overleg met de voorzitter vergadering opgesteld en gelijktijdig met de oproeping + de onderliggende stukken naar de leden gezonden.
Een veel gehoorde klacht is dat het bestuur nauwelijks of geen aandacht schenkt aan de verzoeken van eigenaars om een punt op de agenda te zetten. “Te gek voor woorden!” Als dit ook in uw VvE gebeurt dan is er iets heel erg verkeerd in de bestuursstructuur van uw VvE.
Toelichting: De Vergadering gaat vergaderen en besluiten nemen die het bestuur moet uitvoeren. “Dan kun je toch niet met droge ogen bepalen dat het bestuur wel uitmaakt over welke agendapunten de Vergadering gaat vergaderen?”
Tijdens de Vergadering
Tijdens Vergadering mogen, tenzij alle eigenaren aanwezig zijn, slechts die zaken aan de orde worden gesteld, welke op de agenda zijn geplaatst. Over zaken die niet op de agenda staan vermeld, kunnen in principe geen besluiten worden genomen.
Waarom in principe? Door wel besluiten te nemen over zaken die niet geagendeerd zijn neemt de Vergadering het risico vernietigbare besluiten te nemen. Immers afwezige eigenaren vonden de verspreide agenda kennelijk niet interessant genoeg om naar de vergadering te komen. Door toch besluiten te nemen, waarmee de afwezigen zich niet kunnen verenigen, (en ook niet over hebben kunnen meepraten en stemmen) creëert de Vergadering vernietigbare besluiten, met alle risico’s (onder andere eenvoudige verzoekenprocedures via de kantonrechter) van dien.
Bestuursbenoeming
De Vergadering benoemt al dan niet uit de leden de bestuurder(s). Die benoeming is voor onbepaalde tijd. De Vergadering ontslaat of schorst de bestuurder(s).
In tegenstelling tot ‘gewone’ (sport)verenigingen is het opstappen van het bestuur of neerleggen van een bestuursfunctie binnen het appartementsrecht wettelijk niet mogelijk.
Het aanstellen (benoemen) van een bestuur is wettelijk verplicht. Dit kan een professionele bestuurder zijn, maar de Vergadering kan ook besluiten tot zelfbestuur.
Het bestuur vormt een orgaan binnen een VvE. De bestuursleden zijn gezamenlijk verantwoordelijk en aansprakelijk voor hun handelen.
Instellen commissies
De Vergadering of het bestuur stelt commissies in en ontheft commissies. Commissies leggen in principe rechtstreeks verantwoording af aan het orgaan welke ze heeft ingesteld.
Commissies hebben een controlerende taak en geen uitvoerende taak. Zij hebben dan ook geen bevoegdheden om met derden afspraken te maken en staan in het algemeen buiten het bestuur.
De voorzitter van de vergadering van eigenaren
De Vergadering benoemt, ingeval er geen vaste voorzitter vergadering is benoemd, uit de leden een voorzitter vergadering.
Een (vaste) voorzitter van de Vergadering zit de vergadering voor en is beslist geen voorzitter van de VvE. Ook niet als de bestuursvoorzitter (of een ander bestuurslid) tot vaste voorzitter van de vergadering is benoemd. De functie van voorzitter van de VvE bestaat namelijk niet in het appartementsrecht!
De voorzitter vergadering bepaalt in hoge mate de sfeer tijdens de vergadering en daarmee de slagingskans van het activeren van de VvE. De sfeer wordt gemaakt en gebroken door de mate waarin sprekers de ruimte krijgen hun standpunten te uiten en door de manier waarop zij worden behandeld.
De voorzitter wordt benoemd en ontslagen door de vergadering van eigenaren.
Vaste voorzitter vergadering (zonder bestuursbinding)
Met het benoemen van een vaste voorzitter van de vergadering zonder bestuursbinding bereikt de VvE direct de, in de modelreglementen, bedoelde scheiding tussen het reservefonds en de overige lopende zaken.
Met een vaste voorzitter van de vergadering wordt direct bereikt dat de Vergadering, als hoogste orgaan binnen de VvE, onafhankelijk kan functioneren van het bestuur. De voorzitter van de Vergadering hoeft niet in het bestuur te zitten en kan zodoende onafhankelijk van het bestuur de leiding van de ALV op zich nemen.
Als een voorzitter bestuur tevens voorzitter vergadering is, dan is het beheer van het reservefonds en het beheer van de lopende zaken nog steeds in één hand. Dat is niet wenselijk en voorschriftmatig ook nog eens volkomen fout!
De vergadering van eigenaren is een zelfstandig orgaan
Het is aan te bevelen dat de ledenvergadering zoveel mogelijk als zelfstandig orgaan vergadert. Dat wil zeggen dat de Vergadering wordt voorgezeten door de (vaste)voorzitter van de vergadering. Een goed bestuur geeft geen blijk van een dominante aanwezigheid, door naast de voorzitter van de vergadering “aan de vergadertafel” plaats te nemen.
Vooral in VvE’s met zelfbestuur, waarbinnen de voorzitter van het bestuur de dubbelfunctie met voorzitter van de vergadering bekleedt, heeft men de neiging om “het bestuur de ledenvergadering te laten voorzitten”. Men verliest dan volledig uit het oog dat het hoogste orgaan van de VvE (de Vergadering) in vergadering bijeen is, waardoor dergelijke vergadering min of meer een verkapte bestuursvergadering zijn verworden waarbij de appartementsgerechtigden ook aanwezig mogen zijn.
Bestuursleden (eigenaren) kunnen tijdens de ledenvergadering, gewoon in de zaal plaatsnemen, aan de vergadering deelnemen en stem uitbrengen.
Wanneer vergadering?
Minimaal eenmaal per jaar moet de Vergadering bijeen worden geroepen. Zowel de voorzitter van de vergadering als het bestuur kan de Vergadering bijeenroepen.
Stemverhoudingen:
- Volstrekte (gewone) meerderheid: meer dan de helft van de uitgebrachte stemmen (inclusief volmachten) in een Vergadering waarin minimaal de helft van het totaal aantal stemmen dat in de vereniging kan worden uitgebracht aanwezig is.
Let op! Dit laatste geldt niet volledig voor een VvE met het modelreglement 2006. In het reglement 2006 is het aanwezigheidsquorum van minimaal de helft losgelaten. In principe kunnen in dergelijke gevallen, rekening houdend met meer dan de helft van de uitgebrachte stemmen, twee of drie eigenaren besluiten nemen die voor de hele VvE bindend zijn. - Gekwalificeerde meerderheid: 2/3e van het aantal uitgebrachte
stemmen in een Vergadering waarin het aantal eigenaren tegenwoordig of vertegenwoordigd is, dat ten minste 2/3e van het totale aantal stemmen kan uitbrengen. - Unanimiteit van stemmen: Bij wijziging van de Akte van Splitsing of het Modelreglement. 100% van alle appartementsgerechtigden, inclusief de hypotheekverstrekkers.
Voor een simpele wijziging van een reglementsbepaling is niet altijd de toestemming van de hypotheekbanken benodigd.
Voorts is ook unanimiteit vereist voor alle beschikkingshandelingen.
Sedert 1 mei 2008 is het ook mogelijk om, met medewerking van het bestuur, de akte te wijzigen met slechts 4/5e van stemmen.
Het wijzigen van de akte is, zeker sinds 1 mei 2008 een zeer dure aangelegenheid geworden.
Heeft u hier vragen over? Schroom niet en neem vroegtijdig contact met ons op!
Zelfbeheer of professioneel beheer?
Het (zelf)bestuur of de professionele bestuurder beheert de middelen van de vereniging waaronder de begroting de reservefondsen.
Ingeval van zelfbestuur kan de Vergadering besluiten de administratie op te dragen aan een door de Vergadering aan te wijzen administratief beheerder.
Ingevolge art. 5:131 BW wordt het bestuur, al dan niet uit de leden, benoemd en kan te allen tijde door de Vergadering worden geschorst of ontslagen.
Decharge
Om te voorkomen dat een bestuur tot in lengte van jaren aansprakelijk blijft voor het gevoerde financiële beleid, kan de Vergadering ‘decharge’ verlenen.
Dat wil zeggen dat zodra de Vergadering, na een controle door de kascommissie akkoord is, met de jaarstukken (balans, exploitatieoverzicht etc.) de verantwoordelijkheid over het afgelopen boekjaar bij het bestuur wordt weggehaald en bij de Vergadering komt te liggen.
Decharge verlenen is heel gebruikelijk.
Goedkeuring jaarrekeningen en decharge verlenen moeten twee aparte agendapunten zijn.