Zowel de Vergadering als het bestuur kan in voorkomend geval een commissie instellen.
Een door de Vergadering ingestelde commissie, om iets uit te zoeken, brengt na het volbrengen van de opdracht verslag uit aan de Vergadering. Het benoemen van een kascommissie spreekt voor zichzelf. Verder staat het de Vergadering of het bestuur vrij om, daar waar nodig, een commissie in te stellen.
Vergoeding voor VvE commissies
Vrijwilligers, waaronder commissieleden, zelfbestuurders of andere bewoners binnen een VvE, die werkzaamheden verrichten krijgen geen vaste vergoeding. Een VvE is immers voor de belastingwet geen charitatieve instelling waardoor ‘vrijwilligers’ een vergoeding zouden kunnen krijgen. Als de VvE toch vergoeding uitbetaalt dan brengt het bestuur daarmee de vereniging in de “problemen. Tenzij er niet meer wordt betaald dan de maximale wettelijke vrijwilligersvergoeding of als het om een onkostenvergoeding gaat.
Onderhoud uitbesteden of zelf doen?
Uitbesteden?
Houd rekening met betalen van extra kosten (tot wel 15%) voor iedere opdracht! Het onderhoud aan het complex kan uit handen worden gegeven aan een professionele bestuurder of technisch beheerder. Die wil voor zijn diensten betaald worden, terwijl hij voor iedere opdracht ook nog eens een provisie- of commissieloon opstrijkt. Voornamelijk bij professionele bestuurders en de “cowboy-beheerders” is het kennelijk “gebruikelijk” dat deze bestuurders/beheerders een provisie opstrijken van vaak 15% voor iedere opdracht die ze kunnen verstrekken. Dit bedrag komt dus bovenop de rekening voor de daadwerkelijke kosten. Deze provisie verdelen ze dan (op fifty fifty basis) tussen henzelf en de uitvoerder.
Klinkklare diefstal en uitbuiting! Het komt zelfs voor (ook bij hele grote professionele bestuurders/beheerders) dat de bestuurder geen opdrachten verstrekt aan uitvoerders die aan deze oplichting (opstrijken extra commissieloon) niet wensen mee te werken.
Zelf doen via Technische commissie?
Het onderhoud van het appartementencomplex is van groot belang voor uw zakelijk aandeel. Zijn en in het complex een paar handige mensen die allerlei klusjes willen opknappen? Dan staat het de Vergadering vrij om een technische commissie te installeren en daarmee de bedenkelijke activiteiten van die bestuurder/beheerder te minimaliseren. Een dergelijke commissie is, mits ze vakkundig werken, goud waard.
Bij grotere klussen (liftinspectie, liftonderhoud, schilderen, verbouwingen, onderhoudsreparaties op contractbasis, dakonderhoud, schoonmaakbedrijven etc.) is het verstandig om ook deze commissie toezicht te laten houden.
Alleen al van hun aanwezigheid en toezicht houden op het uitvoerende bedrijf, gaat een enorme preventieve werking uit.
Sommige onderhoudsbedrijven sturen soms rekeningen zonder dat daar enige prestatie tegenover staat.
Onderhoudsbedrijven werken graag voor VvE’en. “Voldoende geld in kas en er is nauwelijks controle op de uitvoering!”
Door de technische commissie ook nog eens te belasten met het opvragen en beoordelen van offertes, die vervolgens ter goedkeuring aan de Vergadering kunnen worden voorgelegd, bespaard de VvE enorm veel geld. Ook hier geldt: “Vertrouwen is goed, controle is beter!”
Menig VvE heeft met dit advies, via de begroting, de maandelijkse onderhoudskosten, kunnen drukken!. Met dank aan die actieve technische commissie!
Commissie van toezicht
De Vergadering kan aan een bestuur aanwijzingen geven tot de uitoefening van hun taak. Het is dan aan de ingestelde commissie van toezicht de taak om te controleren of het bestuur zich aan de besluiten van de Vergadering houdt.
De commissie van toezicht kan dan tevens, samen met het bestuur de besluiten van de Vergadering voorbereiden (dus niet uitvoeren!).
Met nadruk wijzen wij er op dat een commissie van toezicht een verlengstuk is van de Vergadering, en de belangen van de eigenaren moet dienen.
Uit de praktijk blijkt dat in sommige VvE’en de commissie van toezicht verregaande taken toebedeeld krijgt, bijvoorbeeld: het benoemen van de voorzitter van de vergadering en/of de benoeming van de kascommissie.
Wettelijk kan dit kan natuurlijk niet. De commissie is ingesteld voor een controlerende en adviserende taak.
De benoeming van de voorzitter van de vergadering wordt geregeld via het modelreglement (dwingend recht) en het instellen van de kascommissie wordt geregeld via Boek 2 BW (artikel 48) (eveneens dwingend recht).
Raad van Commissarissen
Een Raad van commissarissen (RVC) komt bij een VvE nauwelijks voor. Hooguit bij serviceflats etc. Het modelreglement 2006 (zie artikel 57) kent wel een RVC. Voor die VvE ’s waar dat reglement middels de splitsingsakte van toepassing is, kan men een RVC benoemen. Maar of daarmee opeens voor deze VvE’en alle problemen uit de wereld zijn? Wij menen (praktijk ervaring) van niet! Als een VvE beschikt over een Raad van Commissarissen dan dient dat te blijken uit de splitsingsakte. Blijkt het niet uit de akte dan betekent dit dat de Vergadering of het bestuur geen Raad van Commissarissen mag benoemen. Wil de VvE dat er toch een Raad van commissarissen komt, dan dient de akte te worden gewijzigd.