U bent hier: Home » Organisatie » Het bestuur
Ga naar: Homepage

Het bestuur van een VvE

Het benoemen van een bestuur binnen een VvE is, ingevolge art. 131, boek 5 BW, wettelijk verplicht.
Dit kan een professionele bestuurder zijn, maar de Vergadering van eigenaren kan ook besluiten tot zelfbestuur.
Indien een (zelf)bestuur bestaat uit meerdere personen (altijd een oneven aantal) dan wordt in een bestuursvergadering de voorzitter van het bestuur, de penningmeester en secretaris benoemd. Het bestuur vertegenwoordigt de VvE naar buiten toe in alle rechtshandelingen.
Deze functie voorzitter van het bestuur moet niet verward worden met de voorzitter van de vergadering. Zie onderwerp: "Organen binnen een VvE".
De functies binnen een bestuur (voorzitter, penningmeester, secretaris) zijn interne afspraken die naar buiten toe geen enkele zelfstandigheid impliceert. Het bestuur vormt een orgaan binnen een VvE. De bestuursleden zijn gezamenlijk verantwoordelijk en aansprakelijk voor hun handelen.

Bestuur van een VvE heeft slechts een uitvoerende taak.
Omdat alle eigenaren, naar rato van hun eigendomsaandeel, aansprakelijk zijn voor de schulden van de VvE, past het niet dat een bestuur een te grote macht krijgt. Daarom beperkt de wet de taak van het bestuur tot voornamelijk: het uitvoeren van besluiten die de Vergadering neemt. In principe neemt het bestuur dus niet zelfstandig besluiten.
Het bestuur neemt, als het goed is, alleen besluiten als zij daartoe bevoegd zijn. Zijn zij niet bevoegd, dan is de VvE niet aansprakelijk.

Juridisch verschil tussen VvE en een (sport)vereniging.
Tussen het besturen van een (sport)vereniging en een VvE zitten grote verschillen.
Zoals hierboven reeds is uitgelegd hebben bestuurders van een VvE, in tegenstelling tot bestuurders van gewone verenigingen, slechts een uitvoerende taak.
Op een (sport)vereniging is het gestelde in boek 2 BW van kracht.
Op een VvE is boek 5 BW van toepassing en slechts enkele artikelen uit boek 2 BW.
Ingevolge art. 124, boek 5 BW is een vereniging van eigenaars een rechtspersoon. Dit alles leidt er toe dat een bestuur van een VvE niet 'zo maar' haar functie kan neerleggen of 'opstappen'.
Een bestuur van een VvE wordt door de Vergadering van Eigenaren voor onbepaalde tijd benoemd.
Uitsluitend de Vergadering van Eigenaren kan een bestuur schorsen of ontslaan.
Uit zichzelf "opstappen" of domweg de bestuursfuncties gewoon maar neerleggen (al dan niet uit onvrede) door het voltallige bestuur, is juridisch niet juist. Zolang aan een bestuur door de Vergadering geen decharge is verleend en niet is ontslagen, blijft dat bestuur verantwoordelijk en aansprakelijk.
Er is een wetsartikel (art. 2:8 lid 1 BW), dat ook op Verenigingen van Eigenaars van toepassing is, waarin is bepaald dat een rechtspersoon en degenen die krachtens de wet en de statuten bij zijn organisatie zijn betrokken, zich als zodanig jegens elkander moeten gedragen naar hetgeen door redelijkheid en billijkheid wordt gevorderd.

Voer voor juristen!
Oorspronkelijk heeft op deze plaats een stuk gestaan over een vonnis van de Voorzieningenrechter Arnhem betreffende het ontslag van een bestuurslid zonder ontslagbesluit van de Vergadering.
Dit stuk is verplaatst naar het archief
Mogelijk is er sprake van een gerechtelijke dwaling, maar deze uitspraak helpt in ieder geval niet om enig licht in de duistere wereld van het appartementsrecht in het algemeen, en van een bestuurslid binnen een vereniging van eigenaren in het bijzonder, te brengen! Het is niet uit te sluiten dat de rechter in dit vonnis niet naar het appartementsrecht maar naar het verenigingsrecht heeft gekeken.

Een besluit van de Vergadering om een bestuurder (of voorzitter vergadering) te ontslaan kan door de rechter nimmer ongedaan worden gemaakt.
Een VvE is immers een rechtspersoon en dient daarom 'zijn eigen boontjes te doppen'!
VvE'en die hun (zelf)bestuur(der) willen ontslaan dienen zich daarom te realiseren dat dit dient te geschieden volgens strikte juridische richtlijnen. Als de VvE zich daar niet aan houdt dan kan dat heel vervelende consequenties hebben.
Het benoemen van een ander (nieuw) bestuur betekent niet automatisch dat het vorige daarmee juridisch uit hun functie is ontheven.
Neem daarom ruim voorafgaande aan de vergadering contact met ons op. Een dergelijke vraag nemen wij echter niet gratis in behandeling. Maar als de Vergadering het gemakshalve allemaal maar goed vindt, dan zijn de kosten om het later juridisch weer recht te trekken aanzienlijk! Zondegeld dus! Beter is om eerst even bij ons te informeren!

Het bestuur beheert de middelen van de VvE.
Het bestuur beheert, conform art. 131 lid 3, boek 5 BW, de middelen van de vereniging, waaronder begrepen de gelden gereserveerd voor het periodiek onderhoud en de noodzakelijke vernieuwingen (de begroting en reserve).
Alleen al daarom is het juridisch onmogelijk, als bestuurder van een VvE, 'op te stappen' of die functie neer te leggen.
Men is door de Vergadering (voor onbepaalde tijd) benoemd. En men moet door datzelfde orgaan ook weer worden ontslagen om van die verantwoordelijk- en aansprakelijkheden 'verlost' te worden.
De Vergadering kan, ingeval van zelfbestuur, regels vaststellen met betrekking tot het beheer van de middelen van de vereniging.
De Vergadering kan besluiten de administratie op te dragen aan een door de Vergadering aan te wijzen administratief beheerder.
De Vergadering kan zelfs besluiten om een administratief beheerder in het zelfbestuur te benoemen. In dat geval wordt de verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid voor het beheer van de middelen van de vereniging gedragen door het gezamenlijke bestuur. Aan te raden is die situatie echter niet.
De Vergadering van middelgrote en grote VvE'en doet er verstandig aan om het (zelf)bestuur en het beheren van de penningen, gescheiden te laten geschieden.
Wordt de administratief beheerder niet in het bestuur opgenomen dan vervult de administratief beheerder slechts de rol van boekhouder. In dat geval ontheft het opdragen van de administratie aan die beheerder een bestuur niet van de verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid. Slechts de administratie (de boekhouding) wordt uit handen gegeven.
Dit impliceert dat het voltallige bestuur van een VvE verantwoordelijk en aansprakelijk is en blijft voor het afleggen van rekening en verantwoording.
Let er op dat de beheerder zich niet als een bestuurder gaat gedragen! U bent gewaarschuwd! We kunnen er niet genoeg op hameren!

Samenvattend:
Met bestuurder/administrateur wordt veelal bedoeld de professionele bestuurder van een VvE die ook gelijktijdig het administratief beheer, dus de gehele boekhouding, voert. Een dergelijke bestuurder mag niet gelijktijdig voorzitter van de vergadering van eigenaren zijn.
Doet binnen een VvE 1 persoon het bestuur in eigen beheer dan spreken we over de (zelf)bestuurder. De boekhouding is dan veelal uitbesteed aan een professionele beheerder: de administratief beheerder. Ook in dat geval mag deze (zelf)bestuurder nimmer de Vergadering voorzitten.
Ook kan het voorkomen dat het zelfbestuur bestaat uit meerdere personen (altijd een oneven aantal). Ook dan is de boekhouding veelal uitbesteed aan een administratief beheerder. Omdat het bestuur uit meerdere personen bestaat mag in dat geval de bestuursvoorzitter, of een ander bestuurslid, wel tot (vaste) voorzitter van de vergadering worden benoemd.
Een andere mogelijkheid is dat de VvE heeft besloten zowel het bestuur als het administratief beheer in eigen hand te houden. In dat geval wordt het financieel beheer gedaan door een bestuurslid: de penningmeester.
Omdat in de appartementsrecht wetgeving de functie van bestuurslid tevens voorzitter van de vergadering kan conflicteren gaat onze voorkeur, bij zelfbestuur, altijd uit naar het benoemen van een vaste voorzitter van de vergadering zonder bestuursbinding. Daarnaast kan een bestuurslid, als voorzitter van de vergadering, dominant de Vergadering "sturen en manipuleren". Wij ontvangen daar regelmatig klachten over!

Vaste voorzitter vergadering (zonder bestuurs binding)
Met het benoemen van een vaste voorzitter van de vergadering zonder bestuurs binding bereikt de VvE direct de in de modelreglementen bedoelde scheiding tussen het reservefonds en de overige lopende zaken. Als een voorzitter bestuur tevens voorzitter vergadering is, dan is het beheer van het reservefonds en het beheer van de lopende zaken nog steeds in één hand.
De gelden van het reservefonds worden krachtens een besluit van de vergadering gedeponeerd op een afzonderlijke bankrekening ten name van de vereniging.
Gelijktijdig met dat besluit kan de vergadering één van de eigenaars aanwijzen die dan samen met de voorzitter vergadering en na bekomen machtiging van de vergadering over de gelden van het reservefonds kan beschikken.
Het lijkt een wat overdreven regeling maar (zelfs in 2008) is een VvE 120.000, = euro door een administrateur 'lichter' gemaakt.
Hret benoemen van een vaste voorzitter van de vergadering heeft tevens als voordeel dat de VvE niet onbestuurbaar wordt als een bestuur toch plotsklaps wegvalt. De bestuurstaken worden dan onmiddellijk overgenomen door de vaste voorzitter vergadering.
Als een bestuur wegvalt terwijl een bestuurslid tevens voorzitter vergadering is/was, dan is op dat moment de VvE volledig stuurloos.

Bevoegdheden van bestuurder(s)
Enerzijds ontlenen, zoals gezegd, bestuurders de bevoegdheden aan de wet, de Akte van Splitsing, het in de Akte van toepassing verklaarde modelreglement, eventueel het huishoudelijk reglement, de besluiten van de VvE de daaraan gekoppelde begroting van de VvE.
Anderzijds heeft een bestuur ook zelfstandige bevoegdheden. Zo mogen zij op grond van het modelreglement, in spoedeisende gevallen, opdracht geven voor het uitvoeren van reparaties tot een bedrag zoals vastgelegd in een huishoudelijk reglement.
Als blijkt dat de opdracht duurder uitvalt dan heeft het bestuur toestemming nodig van de Vergadering vóórdat de opdracht gegund wordt.

Zoals gesteld vertegenwoordigt het bestuur de VvE. Overeenkomsten die zij afsluiten, sluiten zij dus af namens de VvE. Schulden en kosten die gemeenschappelijk zijn, kunnen door een contractpartij in zijn geheel op de VvE worden verhaald.
Er kan beslag worden gelegd op de aanwezige reserves (het "gevulde" reservefonds) binnen de VvE. En als dat niet gevuld is, kunnen de individuele eigenaren worden aangesproken voor de gemeenschappelijke schulden.

Aansprakelijkheid bestuurder(s)
Als het bestuur handelt binnen haar bevoegdheden dan is de VvE aansprakelijk te stellen door een contractpartij zodra de VvE haar verplichtingen niet nakomt. Het is daarom van belang dat het bestuur in een bepaalde mate vrij kan handelen. De beperkingen blijken uit de splitsingsakte, de besluitenlijst van de Vergadering, of uit het huishoudelijk reglement.

Gaat, ondanks de beperkingen, het bestuur toch haar boekje te buiten dan kan het bestuur door de Vergadering uit hun functie worden ontheven.
Een besluit van de Vergadering om het bestuur of de beheerder te ontslaan kan door de rechter nimmer ongedaan worden gemaakt.

Tegen een bestuur dat zich beroept op onwetendheid dient hard te worden opgetreden: "Niet weten(?)", ontslaat een bestuur niet van haar verantwoordelijkheid! Men is met eigen goedvinden tot bestuurder gekozen (en benoemd) en draagt vanaf dát moment ook de verantwoordelijk- en aansprakelijkheden als bestuurder van een Vereniging van Eigenaren. Iedere eigenaar dient daarom, vóórdat hij zijn vinger opsteekt als er tijdens een vergadering "liefhebbers" worden gevraagd voor een bestuur, zich terdege van bewust te zijn wat hij zich op de hals haalt!
Overeenkomsten die het bestuur ondertekent of verleende opdrachten, worden gezien als overeenkomsten met, en in opdracht van, de VvE.
Belangrijk is daarom precies te weten wat de bevoegdheden van een bestuur zijn. Overschrijding van die bevoegdheden geeft ruzie in de tent met verstrekkende gevolgen!

Advies
Besluit uw VvE tot zelfbestuur dan is een bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering beslist aan te raden.
Besluit uw VvE het bestuur over te laten aan een professional dan dient de Vergadering zorgvuldig te controleren of deze bestuurder een bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering heeft afgesloten. Het kan geen kwaad om jaarlijks de kascontrolecommissie te laten controleren of deze verzekering nog intact is.

Taken van het bestuur:

het afsluiten van verzekeringen; het samenstellen van een (ontwerp)begroting; het daarmee vaststellen van de periodieke bijdragen; het incasseren van deze periodieke bijdragen; het beheren van de financiën; het samenstellen van de financiële stukken; het opstellen van een meerjarenplanonderhoud; het uitschrijven van de vergaderingen; het notuleren van de vergaderingen; het uitvoeren van de besluiten welke door de Vergadering zijn genomen; het beoordelen van offertes; het opdracht geven en begeleiden van onderhoudswerkzaamheden; het betalen van rekeningen; het toezicht houden op de naleving van het Appartementsrecht, de Akte van splitsing, Modelreglement en, indien aanwezig, het Huishoudelijk reglement.

Voor een goede vervulling van de taken dient een bestuur over gedegen kennis te beschikken op het gebied van boekhouding, administratie, bouwkunde, appartementsrecht, bestuursrecht en verzekeringen.

Verzekering
Het afsluiten van verzekeringen is een bestuurstaak (zie mr 1992 art. 8).
Hierbij valt in eerste instantie te denken aan de opstalverzekering (bij voorkeur inclusief een glasverzekering) tegen water-, storm-, brand-, en ontploffingsschade.
Voorts is de Vergadering bevoegd te besluiten tot het aangaan van verzekeringen tegen andere gevaren of tegen wettelijke aansprakelijkheid van een bestuurder. Denk bijvoorbeeld bij zelfbestuur aan een bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering.
Verzekeringsovereenkomsten worden door het bestuur afgesloten ten name van de vereniging en de gezamenlijke eigenaars.

Sedert een aantal jaren stijgen de bouwkosten harder dan de inflatie. Hierdoor gebeurt het regelmatig dat VvE'en onderverzekerd zijn, met als gevolg dat bij brandschade niet alle schade vergoed wordt.
Periodiek zal het bestuur daarom, in overleg met de verzekeraar, controleren of het bedrag van de opstalverzekering nog in overeenstemming is met de herbouwkosten.
Laat het bestuur dit na dan kan de Vergadering, in voorkomend geval, het bestuur aansprakelijk stellen.
Veelal is in de opstalverzekering, de aanvullende opstal (denk aan nieuwe keuken, badkamer parket), niet inbegrepen.
Eigenaren doen er daarom verstandig aan het eigenaarsbelang zelf (bij hun eigen verzekeraar) te verzekeren.

Verhouding eigenaren ten opzichte van het bestuur
Een bestuur is in hun bevoegdheden tot het verrichten van rechtshandelingen behoorlijk beperkt, aangezien het Appartementsrecht strenge voorwaarden stelt waaraan moet worden voldaan bij hun handelen.
De hoofdtaak van het bestuur is die van uitvoerder van de door de VvE tijdens de Vergadering genomen besluiten.
Gaat desondanks het bestuur toch haar boekje te buiten dan pleegt zij een onrechtmatige daad ten opzichte van de VvE en kan de Vergadering het bestuur, financieel aansprakelijk stellen, zo nodig tot in het privévermogen.
Bij overschrijding van de bevoegdheid door het bestuur terwijl de derde partij op de hoogte was van deze overschrijding, dan is noch het bestuur noch de VvE aansprakelijk. De derde partij is dan te kwader trouw.

Decharge
Om te voorkomen dat een bestuur tot in lengte van jaren aansprakelijk blijft voor het gevoerde financiële beleid, moet de Vergadering 'decharge' verlenen. Dat wil zeggen dat zodra de Vergadering akkoord is, zo nodig na een controle door een kascontrolecommissie, met de jaarstukken (balans, exploitatieoverzicht etc.) de verantwoordelijkheid over het afgelopen boekjaar bij het bestuur wordt weggehaald en bij de vergadering van eigenaren komt te liggen.
Decharge verlenen is heel gebruikelijk en raadzaam omdat de functie van (zelf)bestuurder anders niet meer aantrekkelijk is.
Goedkeuring jaarrekeningen en decharge verlenen moeten twee aparte agendapunten zijn.

Disclaimer: Disclaimer

U bent hier: Home » Organisatie » Het bestuur