Rob, Author at

AVG-proof

Op de website van VVE belang hebben we kunnen lezen: “VvE Belang zorgt er – in samenwerking met Stichting AVG – voor dat u uw VvE eenvoudig en voordelig ‘AVG-proof’ maakt.”

Nu heb ik eens de website bekeken van een VvE die dat traject gevolgd heeft en kom ik toch enkele eigenaardige zaken tegen.
Wat mij erg verbaast is de vaak terugkomende eis dat leden toestemming gevraagd moet worden om hun persoonsgegevens te verwerken en misschien nog erger, de eigenaren zelfs verplicht worden het toestemmingsformulier te tekenen.

Citaat: “Eigenaars en gebruikers zullen door het bestuur of in opdracht van het bestuur op de hoogte worden gebracht van dit privacybeleid, door verstrekking van dit reglement. Tevens dienen eigenaars en gebruikers een toestemmingsverklaring, welke dient als grondslag voor de verwerking van persoonsgegevens, te ondertekenen.”

Volgens mij is er dan geen sprake meer van een vrijelijk gegeven toestemming wat wél een verplichting is binnen de AVG.

Iets verderop in de bedoelde toestemmingsverklaring lees ik;

“Ik mag mijn toestemming op elk moment intrekken, voor zover de akte van splitsing en het huishoudelijk reglement niet anders bepaalt.”

Ten eerste ben ik nog geen akte tegengekomen waarin één en ander hieromtrent bepaald zou zijn en ten tweede, op grond van artikel 7 lid 3 van de AVG heeft een eigenaar het recht om een eenmaal verleende toestemming op ieder moment zonder opgaaf van redenen weer in te trekken.
Het intrekken van toestemming dient ook nog eens even eenvoudig te zijn als het geven ervan.
Het lijkt mij dus onjuist als het HHR bepalingen zou bevatten die daarmee in strijd zouden zijn.

Naar mijn mening vloeien vrijwel alle verwerkingen van persoonsgegevens binnen de VvE voort uit de wet en/of de statuten van de VvE.
Daarnaast vind ik “toestemming” eigenlijk de slechtst gekozen grondslag, zeker als je ook nog eens bedenkt dat het niet is toegestaan in een later stadium van grondslag te veranderen.

In de AVG verklaring van deze VvE is te lezen dat uitsluitend geautoriseerde personen toegang hebben tot de persoonsgegevens van de organisatie.
Hoe gaat men dan om met verzoeken van mede-eigenaren tot inzage in de administratie, zoals ledenlijst e.d. ?

Tenslotte is helemaal onderin die verklaring te lezen;
“- alle definitieve stukken zijn gedeeld met alle eigenaars en gebruikers; hen wordt gevraagd daarmee in te stemmen.
– alle eigenaars en gebruikers krijgen een toestemmingsverklaring voorgelegd ter ondertekening.”

Tja, en wat nu als een eigenaar de verklaring niet gaat ondertekenen?
Is de VvE misschien toch iets minder AVG-proof dan men denkt !
Ondanks de licentie en andere ‘toezeggingen’.

Voor op- en aanmerking of discussies over deze blog kunt u terecht op het vve-forum !

De afwijkende verdeelsleutel

Neem geen nietige besluiten !

Het is erg belangrijk om als VvE te voorkomen dat er in de vergadering van eigenaren nietige besluiten genomen gaan worden.
Ook latere (toekomstige) eigenaren kunnen een beroep doen op de nietigheid van een besluit.
Er kunnen zeer gecompliceerde situaties ontstaan wanneer de gevolgen van een nietig besluit ongedaan moeten worden gemaakt.
Een veel voorkomend voorbeeld van nietige besluitvorming heeft betrekking op de kostenverdeling in de VvE.
Met regelmaat worden er in een ledenvergadering besluiten genomen waarbij de kostenverdeling binnen de VvE afwijkt van hetgeen daarover in de splitsingsakte is bepaald.
Het is dus belangrijk dat men goed kijkt naar de structuur van besluitvorming in de VvE.

De structuur
In de splitsingsakte mogen geen artikelen staan die in strijd zijn met de wet.
In het huishoudelijk reglement mogen op zijn beurt geen artikelen staan die strijdig zijn met de splitsingsakte.

Een voorbeeld
Onlangs bleek maar weer dat het in de praktijk toch voorkomt dat er in de splitsingsakte artikelen staan die in strijd zijn met de wet.
Op 30 november 2017 deed het gerechtshof Arnhem-Leeuwarden een uitspraak over de nietigheid van een afwijkende verdeelsleutel.
In die zaak had een eigenaar verzocht een besluit van de vergadering om het huishoudelijk reglement aan te passen nietig te verklaren.

Het hof gaf daarin het volgende aan :
“… Ingevolge artikel 5:113 lid 1 BW zijn de aandelen die door de splitsing in appartementsrechten ontstaan gelijk, tenzij bij de akte van splitsing een andere verhouding is bepaald.
Voor de kosten en schulden die voor de gezamenlijke appartementseigenaren komen, bepaalt artikel 5:113 lid 2 BW dat de eigenaren voor elk appartementsrecht een gelijk deel hebben bij te dragen, tenzij in het reglement een andere verhouding is bepaald.
Met reglement is in artikel 5:113 lid 2 BW bedoeld het reglement in de (notariële) akte van splitsing.”
Wanneer appartementseigenaren een andere verdeling wensen dan een gelijk deel van de gezamenlijke kosten en schulden, zal die andere verdelingsmaatstaf in de splitsingsakte dienen te worden neergelegd.

In de onderhavige kwestie was het hof van mening dat in de splitsingsreglement een artikel stond die het mogelijk maakte dat het huishoudelijk reglement een regeling bevatte, die afwijkt van van het reglement in de Splitsingsakte.
Dat is in strijd met artikel 5:113 lid 2 BW en dus nietig !

Let dus heel goed op dat je als VvE de kosten verdeelt zoals is aangegeven in de splitsingsakte.
En als je als VvE de kostenverdeling toch wilt veranderen, dan zal de splitsingsakte gewijzigd moeten worden !

Wilt u reageren of discussiëren over dit artikel?
Surf dan naar VvE-Forum.nl

De nietige incassoprocedure – deel 2

Twee jaar geleden heb ik al eens aandacht gevraagd voor de incassoprocedure van één van de grotere VvE beheerders.
Deze beheerder zet de in zijn beheer zijnde VvE’s tot op de dag van vandaag aan tot het nemen van een nietig besluit, en dat gaat als volgt :

“… [beheerder] wijst de algemene ledenvergadering erop dat, tenzij zij anders beslist, vorderingen na zes maanden omgeslagen worden over de overige leden zoals beschreven in de splitsingsakte of het modelreglement en dat de algemene ledenvergadering zodoende de resultaten van de incassoprocedure niet afwacht.

Zoals in het verleden besloten:

De vergadering stemt in met de incassoprocedure en besluit om vorderingen (in tegenstelling tot wat is vermeld in de splitsingsakte of het modelreglement) niet al na zes maanden om te slaan over de overige leden, maar de resultaten van de incassoprocedure eerst af te wachten.”

Op mijn vragen hierover aan die beheerder kwam het volgende antwoord:

“… Vanuit [beheerder] kunnen wij u melden dat wij grote waarde hechten aan het naleven van de reglementen én waarde hechten aan het SKW certificaat.
Uw conclusie dat wij voorbij zouden gaan aan beiden, doet geen recht aan de motivatie waarom wij tot het adviseren van een dergelijk vergaderbesluit komen.
Het punt, omtrent het omslaan van de achterstanden over de leden na 6 maanden, wordt bewust op de agenda gezet.

Het punt staat er omdat de praktijk niet altijd aansluit op de regelgeving. De regelgeving omtrent het omslaan van de achterstanden, is er voor bedoeld dat een kleine VvE, die door wanbetalers, in de problemen komt met betalen
van facturen, een middel heeft om te zorgen dat de VvE kan blijven functioneren.
In de praktijk is het zo dat dit, bij VvE’s die wij beheren, niet van toepassing is. Dan wordt deze maatregel als omslachtig en als onrechtvaardig ervaren.
Eigenaren moeten immers een dergelijke omslag daadwerkelijk betalen. Om die reden wordt er besloten om eerst de incassoprocedure af te wachten.

Uit uw vraagstelling begrijpen wij dat het u gaat om het afwijken van de reglementen. Het volgen van de akte en de reglementen, staat bij ons hoog in het vaandel.
Het kan echter niet zo zijn dat we, door dergelijk regelgeving te volgen, de leden en het functioneren van de vereniging in de weg gaan staan met regels die in de praktijk niet werken.
We bespreken dit punt jaarlijks in de ledenvergadering om volledige openheid te behouden richting alle leden en de ruimte aan de vergadering te houden om anders te beslissen.
Middels bovenstaande informatie hopen wij u enig inzicht te hebben gegeven van onze beweegredenen.”

Onlangs las ik in notulen van een VvE beheerd door deze grote SKW gecertificeerde beheerder de volgende tekst.

“… De VvE heeft twee notoire wanbetalers met een gezamenlijke schuld van € 13.000”

Allereerst wordt hiermee meteen maar weer duidelijk dat het noemen van de gezamenlijke schuld helemaal niets zegt over de juiste situatie binnen de VvE.
Het is natuurlijk een groot verschil of er wellicht 1 eigenaar is met een schuld van € 200 en de ander € 11.000 of dat ze bijvoorbeeld beide € 6500 achterstand hebben.

Het gaat om een complex met een kleine 30 appartementen, naar mijn idee dus niet heel groot, maar ik begrijp dat de regelgeving ook voor hen kennelijk niet is bedoeld ?
quote “… In de praktijk is het zo dat dit, bij VvE’s die wij beheren, niet van toepassing is.”

Tja, …….

Dergelijke achterstanden lijken mij toch echt geen gezonde situatie in welke VvE dan ook.

Maar hoe lang gaat men eigenlijk dan wachten op de resultaten van de incassoprocedure?

Als men té lang wacht en de schulden niet meer in het huidige- of vorige boekjaar vallen, heeft men bij een eventuele noodzakelijke veiling toch echt al een probleem !
Dan zullen de kosten toch echt voor rekening van de VvE gaan komen.

Daarnaast, iedere eigenaar die ná het moment waarop de schulden reglementair omgeslagen hadden moeten zijn, eigenaar is geworden zal nu ook moeten gaan bijdragen wanneer de schulden alsnog omgeslagen gaan worden over de leden.
Naar mijn mening een belangrijke en goede reden voor die laatste groep om een beroep te doen op de nietigheid van een dergelijk besluit !

“… Eigenaren moeten immers een dergelijke omslag daadwerkelijk betalen.”

Inderdaad, reden te meer om een zeer strakke incassoprocedure te hanteren en mede-eigenaren te confronteren met de risico’s van ‘halve’ maatregelen !

Voor op- en aanmerking of discusssies over deze blog kunt u terecht op het vve-forum !

VVE oké toch niet helemaal oké !

In het VvE-Forum hebben we het al dikwijls gehad over de zin en/of onzin van het SKW certificaat.
Naast het SKW certificaat is er echter ook het VVE oké label voor zowel VVE beheerders als VVE’s.

Grote vraag is dus, zou het VVE oké label wél de garantie bieden dat een beheerder kennis heeft van de wet- en regelgeving en daar ook naar handelt in het belang van de VvE én de individuele eigenaren?

Onze nieuwe beheerder is voorzien van een dergelijk VvE oké certificaat en onlangs was onze eerste jaarvergadering met de nieuwe beheerder.
en ja hoor, het overbekende “privacy” spook kwam ook in deze vergadering weer ter sprake.
Waar wij voorheen via de vergaderstukken inzage hadden in de debiteurenlijst, gaat deze beheerder het in het vervolg anders doen.
Te weten, enkel nog kennisgeving van een gezamenlijke voor- of achterstand van de leden om de zogenaamde privacy te beschermen.
Juist de jaarrekening is de aangewezen plaats waar iedere eigenaar inzage behoort te krijgen in de gehele financiële situatie van de VvE waaronder ook de individuele bijdragen.
En met de woorden van de kantonrechter “… Door enkel informatie te verschaffen over de betalingen van alle leden tezamen, dus over hun eventuele gezamenlijke achterstand in betalingen, wordt onvoldoende voldaan aan de uit art. 32 lid 5 voornoemd voortvloeiende verplichting.”
Opmerkelijk hierbij is dat de beheerder aangaf dat ook “de software” (geen Twinq) één en ander niet mogelijk zou maken.
Dus…. de beheerder en de software gaan bepalen welke informatie de individuele eigenaar te zien krijgen?

Ander punt bij de jaarrekening was het exploitatie overschot.
Dat bedrag werd zonder enige stemming in de ALV door de beheerder toebedeeld aan het reservefonds.
Terwijl MR 1992 art. 3 lid 4 daar toch overduidelijk in is “… Indien over enig boekjaar de voorschotbijdragen, als bedoeld in artikel 5 tweede lid, de definitieve bijdragen te boven gaan, zal het verschil aan de eigenaars worden terugbetaald, tenzij de vergadering anders besluit.

Dus NIET de beheerder, en dus NIET de voorzitter van de vergadering bepalen wat er met het exploitatieoverschot dient te gebeuren !

Conclusie, óók het VVE oké label is absoluut géén garantie dat de VvE en/of de VVE-beheerder gaat functioneren conform de wet- en regelgeving binnen de VvE.

Algemeen probleem en/of dilemma in iedere VvE is helaas dat 98% van de eigenaren óók geen kennis heeft van de regelgeving.
Ik ben ervan overtuigd dat bovenstaande zaken in vele VvE vergaderingen zonder enig commentaar goedgekeurd zullen worden.

Andere conclusie is dat de weg naar écht goed functionerende VvE’s in Nederland naar mijn mening nog héééél ver weg is.
Of misschien wel een utopie !

Voor op- en aanmerkingen of discussies over deze blog kunt u terecht op het VVE-forum !